معظم مشاكل البريد الإلكتروني في مكان العمل ليست مشاكل في الكتابة.
إنهم يفكرون في المشكلات.
لم يحدد المرسل ما يحتاجه، وما يحتاجه المتلقي أولاً، أو الإجراء الذي ينبغي اتخاذه بعد قراءة البريد الإلكتروني. لذا، تصبح الرسالة طويلة، غامضة، مهذبة في غير محلها، وغير واضحة في المواضع المهمة.
اقتراحات للقراءة
Want to accelerate your career? Get Kim Kiyingi’s من الحرم الجامعي إلى الوظيفي – the step-by-step guide to landing internships and building your professional path. تصفح جميع الكتب →
إن التواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني في العمل لا يتعلق كثيراً بإظهار الإعجاب بقدر ما يتعلق بتقليل الارتباك.
يقدم هذا الدليل أمثلة عملية على رسائل البريد الإلكتروني في مكان العمل ويشرح كيفية جعل رسائل البريد الإلكتروني أكثر وضوحًا وإيجازًا وفائدة.
إجابة سريعة: ما الذي يجعل البريد الإلكتروني الخاص بالعمل فعالاً؟
يجب أن تتضمن رسالة البريد الإلكتروني الفعالة في العمل عنوانًا واضحًا، وهدفًا مباشرًا، وسياقًا كافيًا، وإجراءً محددًا، ونبرة تتناسب مع الموقف.
ينبغي على القارئ أن يعرف ثلاثة أشياء بسرعة: لماذا تكتب، وما هو الأهم، وما تحتاجه منه.
إذا اضطر القارئ إلى فك شفرة البريد الإلكتروني، فهذا يعني أن المرسل لم ينهِ المهمة.
لهذا السبب تبدو رسائل البريد الإلكتروني الفعّالة في بيئة العمل بسيطة في كثير من الأحيان. فالعمل الشاق يبدأ قبل أن يكتب المرسل السطر الأول.
ابدأ بسطر الموضوع
ينبغي أن يساعد عنوان الرسالة القارئ على فرز البريد الإلكتروني قبل فتحه.
ضعيف: "تحديث"
الأفضل: "مسودة عرض العميل جاهزة للمراجعة بحلول الساعة الثالثة مساءً"
ضعيف: "سؤال"
الأفضل: "مطلوب موافقة مالية لميزانية السفر لشهر أبريل"
يساعد عنوان البريد الإلكتروني المفيد على توفير الوقت للجميع ويقلل من خطر تجاهل بريدك الإلكتروني أو سوء فهمه.
ابدأ بالهدف
لا تدفن الفكرة الرئيسية في الفقرة الثالثة.
ابدأ بالسبب المباشر لإرسال البريد الإلكتروني.
على سبيل المثال:
"أرسل لكم جدول التدريب النهائي للموافقة عليه. يرجى التأكيد بحلول الساعة الثانية ظهراً حتى نتمكن من مشاركته مع مكان إقامة الفعالية اليوم."
أصبح القارئ الآن على دراية بالموضوع، والأحداث، والموعد النهائي.
هذا أقوى من البدء بثلاثة أسطر ناعمة، وخلفية تاريخية، وجملة تصل في النهاية إلى النقطة المهمة قرب النهاية.
اجعل السياق موجزًا لكن كافيًا
غالباً ما يميل الناس كثيراً في اتجاه واحد.
بعض الرسائل الإلكترونية لا تقدم أي سياق. بينما يروي البعض الآخر القصة كاملة.
استخدم فقط السياق الذي يساعد المتلقي على التصرف بشكل صحيح.
على سبيل المثال:
"بعد مكالمة العميل التي أجريناها أمس، نحتاج إلى تحديث الاقتراح ليشمل طرحاً تدريجياً وملخصاً منقحاً للتكاليف."
هذا يكفي. لستَ بحاجة إلى إعادة كتابة محضر الاجتماع بالكامل إلا إذا لم يكن المتلقي مشاركاً ويحتاج إلى مزيد من التفاصيل.
أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني في مكان العمل
1. طلب اتخاذ إجراء
يرجى مراجعة مسودة العقد المرفقة وإرسال أي تعليقات قانونية بحلول الساعة الواحدة ظهراً يوم الخميس. لقد قمت بتسليط الضوء على قسم التسعير وبند الإنهاء لتسهيل المراجعة.
2. تقديم تحديث
أكد المكان حجز القاعة وتجهيزات الصوت والصورة لورشة العمل يوم الجمعة. أما خدمات الطعام فلا تزال قيد الانتظار حتى يتم تحديد العدد النهائي للمشاركين، والذي سأؤكده بحلول الساعة الحادية عشرة صباحاً غداً.
3. توضيح القرار
"تأكيداً لما تم مناقشته اليوم، يبقى الموعد النهائي لتقديم التقرير يوم الاثنين الساعة العاشرة صباحاً، وستقدم الإدارة المالية بيانات التكلفة المفقودة بحلول نهاية يوم الجمعة."
4. المتابعة بأدب
"متابعةً لمسودة السياسة التي تم نشرها في 8 أبريل، يرجى إبلاغي إذا كنتم ترغبون في أي تغييرات قبل إرسالها إلى الفريق الأوسع."
5. إثارة المخاوف بطريقة مهنية
"أود أن أشير إلى خطر قبل أن نرسل هذا إلى العميل. لا يزال جدول الإيرادات يستخدم أرقام شهر مارس، لذا قد لا تتطابق الإجماليات مع الملخص المحدث."
تنجح هذه الأمثلة لأنها واضحة وهادئة ومحددة.
كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني الصعبة بشكل أفضل
الرسائل الإلكترونية الصعبة تحتاج إلى مزيد من التحكم، وليس إلى مزيد من العاطفة.
إذا كنت تكتب عن خطأ أو تأخير أو شكوى أو تجاوز موعد نهائي أو خلاف، فتوقف قليلاً قبل الإرسال. تحقق من الحقائق. تجنب استخدام لغة الاتهام. ركز رسالتك على ما حدث، وما يهم الآن، وما الإجراء المطلوب لاحقًا.
على سبيل المثال:
أود الإشارة إلى أن ملف العميل لا يزال يحتوي على جدول الأسعار السابق، لذا فإن الإجماليات لا تتطابق مع النسخة النهائية التي تمت مشاركتها هذا الصباح. يرجى تأكيد ما إذا كنتم ترغبون في أن أقوم بتصحيح الملف قبل إرساله.
هذا أكثر حزماً من مجرد قلق مبهم وأكثر أماناً من رد فعل عاطفي.
أهمية النغمة
رسالة البريد الإلكتروني الجيدة في العمل ليست باردة، بل هي منضبطة.
يمكنك أن تكون مهذباً دون أن تصبح غير مباشر.
بدلاً من كتابة "مجرد تذكير لطيف في حال أتيحت لك فرصة الاطلاع على الملف"، اكتب: "متابعة للملف الذي تمت مشاركته بالأمس. يرجى إبلاغي إذا كنت بحاجة إلى أي تغييرات قبل الموافقة النهائية."
النسخة الثانية لا تزال مهذبة. إنها ببساطة تحترم وقت القارئ.
تُركز إرشادات البريد الإلكتروني في موقع Purdue OWL على الجمهور والهدف والوضوح. وهذا المبدأ يُناسب تمامًا رسائل البريد الإلكتروني في بيئة العمل. اكتب بما يُحفز القارئ على اتخاذ الإجراء التالي، وليس بما يُثير قلقك.
أخطاء شائعة في البريد الإلكتروني
الخطأ الأول هو إخفاء نقطة العمل.
الخطأ الثاني هو الكتابة بانفعال وإرسالها بسرعة كبيرة.
الخطأ الثالث هو تقليد الكثير من الأشخاص دون سبب واضح.
الخطأ الرابع هو استخدام فقرات طويلة في حين أن فقرتين قصيرتين ستكونان أسهل في المتابعة.
الخطأ الخامس هو استخدام البريد الإلكتروني لحل مشكلة تتطلب مكالمة هاتفية أو محادثة وجهاً لوجه.
إذا كانت المسألة حساسة أو معقدة أو من المحتمل أن تخلق نزاعاً، فقد لا يكون البريد الإلكتروني هو أفضل قناة أولى.
استخدم التنسيق لمساعدة القارئ
التنسيق ليس مجرد زينة، بل هو وسيلة لدعم القراءة.
استخدم فقرات قصيرة. استخدم النقاط عند وجود إجراءات أو تحديثات محددة. اجعل التواريخ والأوقات والمبالغ والقرارات واضحة. إذا كانت هناك ثلاثة إجراءات، فقم بترقيمها. إذا كان هناك موعد نهائي واحد هو الأهم، فضعه في الفقرة الأولى.
يقرأ الناس رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل بسرعة، وغالباً ما يكون ذلك على شاشة مزدحمة. يقلل التنسيق الجيد من احتمالية قراءة رسالة مفيدة بشكل سطحي.
متى يجب التوقف عن استخدام البريد الإلكتروني؟
بعض الرسائل لا ينبغي أن تتجاوز 14 ردًا.
إذا لم يفهم الناس بعضهم بعضاً، أو إذا أُسيء فهم نبرة الصوت، أو إذا تصاعدت المخاطر، فانتقل إلى مكالمة أو اجتماع. ثم أرسل بريداً إلكترونياً قصيراً للمتابعة يسجل القرار.
يُعد البريد الإلكتروني وسيلة ممتازة لتحقيق الوضوح بعد النقاش، ولكنه غالباً ما يكون غير فعال في حل التوتر العاطفي الذي قد ينشأ أثناء النقاش.
هيكل بسيط للاستخدام
استخدم هذا عندما تواجه مشكلة:
- الهدف: لماذا تكتب؟
- السياق: فقط ما يحتاجه القارئ.
- الإجراء: ما تحتاجه ومتى.
- في الختام: اقترح المسار التالي إذا لزم الأمر للتوضيح.
على سبيل المثال:
أرسل إليكم المسودة النهائية لقائمة التحقق الخاصة بالالتحاق بالعمل لمراجعتها. وهي تتضمن الآن خطوات الامتثال الجديدة التي نوقشت يوم الاثنين. يرجى إرسال أي تعديلات بحلول الساعة الرابعة مساءً غدًا حتى نتمكن من إصدارها قبل بدء التدريب يوم الجمعة.
هذا الهيكل فعال في العديد من بيئات العمل لأنه يزيل التخمين.
قبل الضغط على زر الإرسال
قم بإجراء فحص سريع.
- هل عنوان الموضوع محدد؟
- هل توضح الجملة الأولى الغرض؟
- هل الإجراء واضح؟
- هل الموعد النهائي واضح؟
- هل قمت بنسخ الأشخاص الذين يجب أن يكونوا حاضرين فقط؟
- هل ستظل اللهجة منطقية إذا تم إعادة توجيه البريد الإلكتروني؟
هذا السؤال الأخير يحميك في كثير من الأحيان أكثر مما يتوقع الناس.
الجواب النهائي
التواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني في العمل يعتمد على الوضوح، وليس على الذكاء.
استخدم عناوين رسائل مباشرة، وابدأ بالهدف، واختصر السياق، واجعل الإجراء المطلوب واضحًا. واحرص على أن تتناسب نبرة الرسالة مع الموقف، وانتقل إلى استخدام وسائل أخرى غير البريد الإلكتروني عندما تتطلب المسألة نقاشًا مباشرًا.
أفضل رسائل البريد الإلكتروني في العمل لا تثير إعجاب الناس لأنها تبدو رسمية، بل تساعدهم على التصرف دون لبس.
للحصول على المزيد من الإرشادات حول التواصل في مكان العمل، استكشف موقع Inspire Ambitions واشترك للحصول على التحديثات المستقبلية.
مصادر: إرشادات آداب استخدام البريد الإلكتروني في جامعة بيردو، إرشادات التواصل المهني الجامعي، وموارد التواصل في مكان العمل التابعة لـ ACAS، ومقالات Inspire Ambitions حول مكان العمل.
