نموذج مجاني لتقييم الأداء: اجعل التقييمات مفيدة
نموذج مجاني لتقييم الأداء: اجعل التقييمات مفيدة
لا ينبغي أن يفاجئ تقييم الأداء أي شخص.
إذا سمع الموظف التقييم الحقيقي لأول مرة في اجتماع المراجعة، فهذا يعني أن المدير قد انتظر وقتاً طويلاً جداً.
لقد حضرتُ ما يكفي من دورات التقييم لأعرف النمط. يطلب النموذج التقييمات. يتذكر المدير الأسبوعين الماضيين. يدافع الموظف عن أدائه طوال العام. تتلقى إدارة الموارد البشرية ملفًا يقول "يلبي التوقعات"، ولا أحد يستطيع تفسير ما الذي تغير نتيجةً للمحادثة.
اقتراحات للقراءة
هل ترغب في تسريع مسيرتك المهنية؟ احصل على كيم كيينغي من الحرم الجامعي إلى الوظيفي - الدليل خطوة بخطوة للحصول على فرص تدريب وبناء مسارك المهني. تصفح جميع الكتب →
هذا مجرد عمل ورقي، وليس تقييماً للأداء.
يساعد نموذج تقييم الأداء المجاني هذا المديرين على إجراء تقييم أكثر وضوحًا وعدلاً وفائدة.
إجابة سريعة: ما الذي يجب أن يتضمنه تقييم الأداء؟
ينبغي أن يتضمن تقييم الأداء الجيد الأهداف والأدلة والإنجازات والتوقعات التي لم تتحقق والسلوك والدعم المطلوب وإجراءات التطوير وتعليقات الموظفين وتعليقات المدير والخطوات التالية المتفق عليها.
تُؤكد إرشادات إدارة الأداء الصادرة عن معهد تشارترد للأفراد والتنمية (CIPD) على نقطةٍ يجب على كل مدير تذكرها: إدارة الأداء أوسع نطاقاً من مجرد اجتماع سنوي. فهي تشمل الأهداف، والتغذية الراجعة، والدعم، والتطوير، والمساءلة، والمحادثات المنتظمة.
ينبغي أن يتضمن نموذج التقييم ذلك العمل، لا أن يحل محله.
نموذج تقييم أداء مجاني
استخدم هذا الهيكل لإجراء محادثة مراجعة عملية.
Employee name:
Role:
Department:
Manager:
Review period:
Date:
1. Goals agreed for this period
- Goal 1:
- Goal 2:
- Goal 3:
2. Evidence of performance
- Results achieved:
- Quality of work:
- Deadlines met or missed:
- Customer, colleague, or stakeholder feedback:
- Examples of initiative or improvement:
3. Behaviour and working style
- Communication:
- Teamwork:
- Reliability:
- Judgement:
- Response to feedback:
4. Development and support
- Skills strengthened:
- Skills still needed:
- Training, coaching, or resources required:
- Barriers affecting performance:
5. Overall assessment
- What went well:
- What needs to improve:
- Agreed rating, if your company uses ratings:
6. Next review period
- Goals:
- Success measures:
- Support actions:
- Review date:
Employee comments:
Manager comments:
Employee signature:
Manager signature:ابدأ بالأدلة، وليس بالذاكرة
أكبر خطأ في التقييم هو التحيز نحو الأحداث الأخيرة.
يتذكر المدير الشكوى الأخيرة، أو الموعد النهائي الذي تم تفويته، أو الأسبوع القوي الأخير، ثم يكتب التقييم بأكمله من خلال تلك العدسة.
لهذا السبب تُعدّ الأدلة مهمة. استخلص أمثلة من فترة التقييم الكاملة. انظر إلى مخرجات العمل، والمواعيد النهائية، وآراء العملاء، وفحوصات الجودة، وأنماط الحضور، وسجلات المشاريع، وملاحظات الاجتماعات الفردية السابقة. إذا كان التقييم خاصًا بمشرف، فاذكر استقرار الفريق، وجودة تسليم المهام، وحكمه في تصعيد المشكلات، وكيفية تعامله مع الضغط.
التقييم العادل ليس تقييماً سطحياً، بل هو تقييم موثق.
لا تخفي التعليقات السلبية
بعض المدراء يخففون من حدة الملاحظات حتى تصبح عديمة الفائدة.
عبارة "بحاجة إلى تحسين التواصل" مبهمة للغاية. ما المقصود بها؟ هل هي تعني تأخر الردود؟ أم سوء تسليم المهام؟ أم استخدام نبرة دفاعية؟ أم عدم إطلاع أصحاب المصلحة على المستجدات؟ أم تجنب المحادثات الصعبة؟
العبارة الأفضل تقول: "تم إرسال تحديثات المشروع بعد انقضاء المواعيد النهائية. في الربع القادم، يجب إرسال تحديثات الحالة الأسبوعية كل خميس قبل الساعة الثالثة مساءً."
الآن يعرف الموظف ما يجب تغييره. ويمكن لقسم الموارد البشرية الاطلاع على المعيار. وسيكون هناك معيار للقياس في التقييم القادم.
اجعل التطوير خاصًا
تفشل خطط التنمية عندما تبدو وكأنها مجرد أمنيات.
"تحسين المهارات القيادية" ليس خطة. "حضور دورة تدريبية للمشرفين، ومرافقة مدير المناوبة مرتين في شهر مايو، وقيادة مراجعة جدول المناوبات في شهر يونيو بدعم من المدير" هي الخطة.
يربط دليل المديرين الصادر عن معهد تشارترد للأفراد والتنمية (CIPD) إدارة الأداء بالتعلم، والتغذية الراجعة، والدعم، والتقدير، وضعف الأداء. وهذا أمر بالغ الأهمية، لأن التقييم لا ينبغي أن يقتصر على تسجيل ما حدث فحسب، بل يجب أن يمهد الطريق للفترة التالية بشكل صحيح.
لتحقيق النمو الوظيفي، اربط التقييم بخطوات واضحة للمتابعة. إذا كان الشخص يرغب في الترقية، فحدد ما يجب عليه إثباته. إذا كان بحاجة إلى دعم، فحدد الجهة الداعمة. إذا كان الأداء دون المستوى المطلوب، فحدد نقطة التقييم التالية.
استخدم التقييمات بحرص
تساعد التقييمات في معايرة الأداء، واتخاذ قرارات الأجور، والتخطيط لخلافة المناصب. لكنها قد تضر بالثقة أيضاً عندما يعجز المديرون عن تفسيرها.
إذا كانت شركتكم تستخدم نظام التقييم، فيجب أن يتطابق التقييم مع الأدلة المكتوبة. لا تمنحوا شخصًا تقييم "يتجاوز التوقعات" لمجرد أنه لطيف. ولا تمنحوا تقييم "يلبي التوقعات" لتجنب نقاش جاد. ولا تخفضوا تقييم شخص ما لأمور لم تُناقش قبل التقييم.
ينبغي أن يُلزم النموذج المدير بالإجابة على السؤال التالي: ما الأدلة التي تدعم هذا التقييم؟
لفرق الموارد البشرية: ربط التقييمات بتصميم الأدوار
تكون تقييمات الأداء أكثر فعالية عندما يكون وصف الوظيفة واضحاً.
إذا كان وصف الوظيفة غامضًا عند التوظيف، فسيصبح التقييم غامضًا لاحقًا. ولهذا السبب... نموذج وصف وظيفي وينبغي أن تتكامل نماذج تقييم الأداء الخاصة بك مع بعضها البعض.
ينبغي أن تتضمن المراجعة المهام المذكورة في الوصف الوظيفي، والسلوكيات المستخدمة في المقابلة، وخطة التطوير التي تدعم الانتقال إلى المنصب التالي أو تحسين الأداء في المنصب الحالي.
هكذا تحوّل إدارة الموارد البشرية النموذج إلى نظام.
أمثلة على تقييم الأداء يمكن للمديرين استخدامها
غالباً ما يعرف المديرون ما يقصدونه، لكنهم يكتبونه بشكل غامض للغاية. وهنا يفقد التقييم قيمته.
عبارة ضعيفة: "يجب أن يكون أكثر استباقية".
العبارة الأفضل: "انتظرت رسائل تذكير بشأن ثلاثة تقارير أسبوعية في شهري فبراير ومارس. في الفترة القادمة، يجب إرسال التقرير كل يوم اثنين بحلول الساعة العاشرة صباحاً، مع وضع علامة على أي عائق في اليوم السابق."
عبارة ضعيفة: "لاعب فريق جيد".
العبارة الأفضل: "تم تغطية فجوتين في عملية التسليم خلال تغيير جدول المناوبات في مارس، وتم تحديث أداة التتبع المشتركة، وساعدت الموظف الجديد على إكمال قائمة التحقق الخاصة بالأسبوع الأول."
عبارة ضعيفة: "القيادة بحاجة إلى تحسين".
العبارة الأفضل: "تجنب إجراء محادثتين لجمع الملاحظات حتى أثرت المشكلة على خدمة الضيوف. في الفترة القادمة، يجب إجراء محادثات خاصة لجمع الملاحظات خلال نفس الأسبوع وتوثيق الإجراءات المتفق عليها."
هذا هو المعيار الذي ينبغي أن تسعى إليه إدارة الموارد البشرية. يجب أن يحدد التقييم السلوك، والدليل، والأثر، والخطوة التالية. الثناء يحتاج إلى دليل أيضاً. قد يبدو الثناء المبهم لطيفاً، لكنه لا يساعد الشخص على تكرار السلوك الصحيح.
كيفية إدارة اجتماع المراجعة
لا يمثل النموذج سوى نصف العمل. فالاجتماع هو الذي يحدد ما إذا كان الموظف سيغادر أكثر وضوحاً أم أكثر دفاعاً عن نفسه.
ابدأ بتأكيد فترة المراجعة والغرض من المحادثة. ثم ناقش الأهداف المتفق عليها، والأدلة، ورأي الموظف، وتقييم المدير. لا تتسرع في إصدار التقييم قبل الاطلاع على جميع الحقائق.
إذا توتر الحوار، خفف من وتيرته. اسأل الموظف عن المثال الذي يراه بشكل مختلف. ركز على الأدلة. تجنب الخوض في نقاشات شخصية. لا تستخدم عبارات مثل "الجميع يشعر" إلا إذا كنت تستطيع ذكر ملاحظات موثقة بشكل آمن وعادل.
اختتم بالخطوات العملية. من سيفعل ماذا؟ ومتى؟ وما الدعم الذي سيُقدّم؟ ومتى سيتم التحقق من التقدم؟ المراجعة بدون تحديد مواعيد تصبح مجرد حديث يُنسى.
أفضل مذكرة تقييم هي تلك الواضحة بما يكفي بحيث يمكن لمدير آخر قراءتها بعد ستة أشهر وفهم القرار دون الحاجة إلى شرح خاص.
مصادر مفيدة
- معهد تشارترد للأفراد والتنمية: صحيفة حقائق إدارة الأداء
- معهد تشارترد للأفراد والتنمية: مراجعات الأداء
- معهد تشارترد للأفراد والتنمية: دليل المديرين لإدارة الأداء الفعّالة
- O*NET: تعريفات المهارات
- أكاس: إدارة الأداء
الأسئلة الشائعة
كم مرة ينبغي إجراء تقييمات الأداء؟
لا تزال العديد من الشركات تستخدم التقييمات السنوية أو نصف السنوية، ولكن ينبغي على المديرين إجراء محادثات أداء أقصر على مدار العام.
هل ينبغي على الموظفين كتابة تقييمات ذاتية؟
نعم، إذا كان التقييم الذاتي يتطلب أدلة وتأملات، وليس مجرد مديح عام. فهو يساعد المدير على فهم ما يُقدّره الموظف في عمله.
ماذا لو كان الأداء ضعيفاً؟
كن دقيقاً. حدد الفجوة، والأدلة، والمعيار المتوقع، والدعم المتاح، وتاريخ المراجعة التالية.
للحصول على المزيد من الموارد العملية في مجال الموارد البشرية والمسار الوظيفي، تفضل بزيارة الموقع الإلكتروني التالي: مركز أدوات التوظيف or احجز مكالمة اكتشاف.
لا ينبغي أن يختتم التقييم العام، بل يجب أن يُسهّل فهم العام التالي.
