نصائح للمشرفين الجدد: ما يجب فعله في أول 30 يومًا
أول خطأ ترتكبه كمشرف جديد هو محاولة إثبات أنك تستحق هذا اللقب.
لا يحتاج الفريق إلى أداءٍ مميز منك. إنهم بحاجة إلى الثبات والوضوح والقرارات العادلة التي يمكنهم فهمها.
لقد شاهدت مشرفين جدد يضرون بالثقة في شهرهم الأول من خلال تغيير كل شيء بسرعة كبيرة، وتقليد مديرهم السابق، وتجنب المحادثات الصعبة، أو أن يصبحوا ودودين للغاية مع الفريق لأن القيادة شعرت بعدم الارتياح.
اقتراحات للقراءة
Want to accelerate your career? Get Kim Kiyingi’s من الحرم الجامعي إلى الوظيفي – the step-by-step guide to landing internships and building your professional path. تصفح جميع الكتب →
تُحدد الأيام الثلاثون الأولى المسار العام. ليس لأنك مطالب بأن تكون مثالياً، بل لأن الناس يراقبون نوع المشرف الذي ستصبح عليه.
إجابة سريعة: ما الذي يجب على المشرف الجديد فعله أولاً؟
ينبغي على المشرف الجديد أن يتعلم العمل، ويوضح التوقعات، ويلتقي بالفريق بشكل فردي، ويفهم المشاكل الحالية، ويضع قواعد الاتصال، ويحمي المعايير، ويوثق القضايا الرئيسية، ويتجنب إجراء تغييرات كبيرة قبل أن يفهم العملية.
يربط دليل معهد تشارترد للأفراد والتنمية (CIPD) لمديري الموارد البشرية بين الإدارة الجيدة للأداء والأهداف الواضحة، والتغذية الراجعة، والدعم، والمساءلة، والمحادثات المنتظمة. وهذا هو أساس الإشراف.
1. تعلّم قبل أن تُغيّر
لا تحضر بخطاب حول رؤيتك الجديدة.
اقضِ الأيام الأولى في مراقبة سير العمل. أين تتعثر المهام؟ من يملك المعرفة غير الظاهرة؟ ما العملية التي تعتمد على تذكر شخص واحد لشيء ما؟ ما الشكوى التي تتكرر باستمرار؟
دوّن تلك الأشياء. فالأنماط أهم من الانطباعات الأولى.
2. مقابلة كل عضو من أعضاء الفريق بشكل لائق
أجرِ محادثات قصيرة بين شخصين.
اطرح ثلاثة أسئلة عملية: ما الذي ينجح بشكل جيد، وما الذي يبطئك، وماذا تحتاج مني بصفتي مشرفك؟
لا تعد بحلول فورية. استمع أولاً. إذا وعدت بسرعة ولم تستطع الوفاء بوعدك، ستفقد ثقة الآخرين بك قبل أن تبدأ المهمة.
3. وضح ما يتوقعه مديرك
غالباً ما يركز المشرفون الجدد على ما هو أدنى منهم فقط.
عليك أيضاً أن تفهم ما يتوقعه مديرك منك. اسأل عن الأولويات، والتقارير، وصلاحيات اتخاذ القرار، وقواعد التصعيد، ومعايير الأداء، وكيف ينبغي أن يبدو النجاح بعد 30 و60 و90 يوماً.
إذا كانت توقعاتك غامضة، فسوف تنقل هذا الغموض إلى الفريق.
4. وضع قواعد التواصل
تضيع الفرق وقتها عندما لا تعرف كيفية الوصول إلى المشرف أو ما الذي يحتاج إلى تصعيد.
ضع قواعد أساسية. ما الذي يجب إرساله عبر البريد الإلكتروني؟ ما الذي يتطلب مكالمة هاتفية؟ ما الذي يجب تسليمه؟ ما الذي يمكن تأجيله إلى اجتماع فريق العمل؟ ما الذي يجب توثيقه؟
هذا ليس بيروقراطية، بل هو ضبط للضغط.
5. لا تصبح صديقًا للفريق لتشعر بالأمان
يمكنك أن تكون دافئًا دون أن تصبح غامضًا.
يلجأ العديد من المشرفين الجدد إلى التصحيح المفرط لأنهم لا يريدون أن يعتقد الفريق أنهم قد تغيروا. فهم يتجنبون التصحيح، وينخرطون في النميمة، أو يتغاضون عن المعايير الصغيرة.
يبدو الأمر أسهل لمدة أسبوعين. ثم تظهر المشكلة الحقيقية الأولى ولا أحد يعرف أين يكمن الحد الفاصل.
6. معالجة تهيج واحد ظاهر
لا تحاول إصلاح كل شيء.
اختر مشكلة صغيرة واحدة يواجهها الفريق يوميًا: نموذج تسليم غير سليم، أو مذكرة مناوبة غير واضحة، أو قائمة مراجعة مفقودة، أو صرف متكرر للمخزون، أو خطوة موافقة غير منظمة. أصلحها بشكل صحيح.
إن التحسن الطفيف والواضح يبني ثقة أكبر من الوعد الكبير.
7. ابدأ التوثيق مبكراً
توثيق الإجراءات يحمي العدالة.
دوّن ملاحظات حول مشاكل الحضور، ومشاكل الأداء، ومحادثات التوجيه، وشكاوى العملاء، ونقاط الضعف في التدريب، والعمل الجيد. لا توثّق فقط عند حدوث خطأ ما.
عندما يحين وقت المراجعة، استخدم هيكلاً عادلاً مثل هيكلنا. نموذج مجاني لتقييم الأداء.
8. تعلم كيفية تقديم الملاحظات
أصبحت الملاحظات الآن جزءاً من وظيفتك.
استخدم الحقائق. حدد السلوك. اشرح تأثيره. حدد المعيار المتوقع. اتفق على الإجراء التالي.
عبارة "كن أكثر احترافية" ليست ملاحظة. أما عبارة "لا تناقش شكاوى جدول العمل أمام العملاء. أحضرهم إليّ بعد الإحاطة حتى نتمكن من فحص المشكلة بشكل صحيح" فهي ملاحظة.
9. حماية المعايير دون إثارة ضجة
غالباً ما تكون المراقبة هي إجراء تحكم قياسي.
الحضور، والنظافة الشخصية، والسلامة، وتسليم المهام، والاستجابة للعملاء، والدقة، والالتزام بالمواعيد النهائية، والاحترام. إذا تجاهلت هذه المعايير البسيطة، سيتعلم الفريق أي القواعد اختيارية.
صحّح مبكراً وبهدوء. لست بحاجة إلى صوت عالٍ، بل إلى الثبات.
10. اطلب الدعم قبل أن تشعر بالإرهاق
غالباً ما يخفي المشرفون الجدد معاناتهم لأنهم يعتقدون أن طلب المساعدة يضعفهم.
لا، ليس الأمر كذلك. اطلب الدعم من مديرك أو قسم الموارد البشرية في المحادثات الصعبة، ومشاكل الأداء، والاستفسارات المتعلقة بالسياسات، والنزاعات داخل الفريق. المشرف المُخاطر ليس من يطلب الدعم، بل من يُخمّن.
أول 30 يومًا: خطة عملية
ينبغي أن تُخصص الأيام من 1 إلى 7 للاستماع وتحديد مهام العمل. تعرّف على من يقوم بماذا، وما هي المهام التي تفشل في أغلب الأحيان، وما يتوقعه الفريق منك، وما يريد مديرك إصلاحه أولاً.
ينبغي أن تُركز الأيام من 8 إلى 15 على الهيكلة البسيطة. تأكد من قواعد تسليم المهام، ومواعيد الاجتماعات، وأوقات الاستجابة، وكيفية طرح المشكلات العاجلة. لا تُغير هيكل الفريق بالكامل. عالج الارتباك الذي يُسببه كل أسبوع.
ينبغي أن تُخصص الأيام من 16 إلى 23 لتقديم الملاحظات. اشكروا الآخرين على عملهم المتميز مع تقديم أمثلة محددة. عالجوا المشكلات الصغيرة على انفراد قبل أن تتفاقم. ابدأوا في بناء عادة إجراء حوارات مباشرة وعادلة.
ينبغي أن تُركز الأيام من 24 إلى 30 على الأدلة. راجع ما تغيّر، وما لا يزال غير واضح، وما الدعم الذي تحتاجه من مديرك. دوّن كل ذلك. يجب أن يُخلّف شهرك الأول سجلاً، لا مجرد شعور.
أخطاء يرتكبها المشرفون الجدد
الخطأ الأول هو محاولة إثبات السلطة بسرعة كبيرة. أما الخطأ الثاني فهو تجنب السلطة لأنك تريد أن يحبك الجميع.
كلاهما يخلق مشاكل.
إذا ضغطت بشدة، سيتوقف الناس عن قول الحقيقة. وإذا كنت ودودًا أكثر من اللازم، سيختبرون حدودك. الحل الوسط هو الثبات الهادئ. اشرح المعيار. طبّقه بعدل. تابع الأمر دون إظهار غضب.
خطأ آخر هو تحمل كل المشاكل بمفردك. فالمشرف ليس إسفنجة تتحمل كل ضغوط الفريق. عليك حل ما يقع ضمن نطاق مسؤوليتك، وتصعيد ما يقع فوقك، وتدريب الموظفين على تحمل مسؤولية ما يقع ضمن اختصاصهم.
هكذا تكتسب الثقة دون أن تُستنزف طاقتك.
ما يجب تتبعه من اليوم الأول
ينبغي على المشرفين الجدد تدوين ملاحظات بسيطة منذ البداية.
تتبّع حالات النقص المتكررة في تسليم المهام، وأنماط الغياب، والمواعيد النهائية الفائتة، واحتياجات التدريب، وشكاوى العملاء، ومخاوف السلامة، وأمثلة على العمل المتميز. اجعل الملاحظات دقيقة وموضوعية. التواريخ والإجراءات والأثر أهم من الآراء.
هذا يحمي العدالة. عندما تُثني على شخص ما، يمكنك ذكر مساهمته. وعندما تُصحح خطأ شخص ما، يمكنك توضيح النمط. وعندما يسألك مديرك عن أداء الفريق، يمكنك الإجابة بالأدلة بدلاً من التعبير عن الحالة المزاجية.
كيفية التعامل مع أول محادثة صعبة
لا يشترط أن تكون محادثتك الأولى الصعبة مثيرة.
تحدث معهم على انفراد. حدد السلوك. اشرح تأثيره. استفسر عن رأيهم. اتفق على الخطوة التالية. أكد على المتابعة. لا تجمع خمس مشكلات وتطرحها جميعها دفعة واحدة.
التصحيح المبكر الهادئ ألطف من التحذير الرسمي الذي يأتي بعد أسابيع من الصمت.
مصادر مفيدة
- معهد تشارترد للأفراد والتنمية: دليل المدير لإدارة الأداء
- معهد تشارترد للأفراد والتنمية: صحيفة حقائق إدارة الأداء
- O*NET: المهارات الاجتماعية والتفكيرية
- نصائح للمديرين الجدد:
- أكاس: إدارة الأفراد
الأسئلة الشائعة
ما هو أصعب جزء في أن تصبح مشرفًا؟
الجزء الأصعب هو الانتقال من القيام بالعمل بنفسك إلى إنجاز العمل من خلال الآخرين مع الحفاظ على معايير عادلة.
هل ينبغي على المشرف الجديد إجراء تغييرات فورية؟
لا يُجرى التغيير إلا في حالة وجود مشكلة تتعلق بالسلامة أو الامتثال أو الخدمة العاجلة. وإلا، فادرس العمل جيداً قبل تغييره.
كيف يمكن للمشرف الجديد أن يكسب الاحترام؟
كن متسقاً، استمع جيداً، تابع العمل، صحح بإنصاف، وتجنب النميمة أو المحاباة.
للمزيد من الدعم، اقرأ نصائح للمشرفين الجدد أو زيارة موقعنا أدوات مهنية.
لا يحتاج الفريق منك أن تتصرف كمشرف، بل يحتاجون منك أن تصبح مشرفاً يمكنهم الوثوق به.