पहली बार पर्यवेक्षक बनने वालों के लिए सलाह: पूर्व सहकर्मियों का मार्गदर्शन करना
पहली बार पर्यवेक्षक बनने वालों के लिए सलाह: पूर्व सहकर्मियों का मार्गदर्शन करना
पहली बार पर्यवेक्षक बनने की सबसे कठिन भूमिका अजनबियों का नेतृत्व करना नहीं है।
इसमें वे लोग शामिल हैं जो पिछले सप्ताह आपके सहकर्मी थे।
वे आपकी आदतें जानते हैं। वे जानते हैं कि आप किसके साथ मजाक करते थे। वे जानते हैं कि पद मिलने से पहले आप किन बातों की शिकायत करते थे। अब आपको काम में सुधार करना होगा, कार्य सौंपने होंगे, उच्च मानकों का पालन करना होगा और कभी-कभी उन लोगों को ना कहना होगा जो अब भी आपको "हममें से एक" मानते हैं।
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यहीं पर कई नए पर्यवेक्षकों को परेशानी होती है।
यहां बताया गया है कि बिना रूखे, बनावटी या कमजोर हुए इस बदलाव को कैसे संभाला जाए।
संक्षिप्त उत्तर: पहली बार पर्यवेक्षक बनने वाले व्यक्ति को क्या जानना चाहिए?
पहली बार सुपरवाइज़र बनने वाले व्यक्ति को यह पता होना चाहिए कि पदोन्नति के बाद मित्रता, निष्पक्षता, दस्तावेज़ीकरण, संचार और सीमाएं सब बदल जाती हैं। इस भूमिका के लिए स्पष्ट अपेक्षाएं, शांत प्रतिक्रिया, सुसंगत मानक और हर टीम सदस्य से अनुमोदन प्राप्त करने की अपेक्षा छोड़ने की परिपक्वता आवश्यक है।
इसका मतलब दूरी बनाना नहीं है। इसका मतलब भरोसेमंद बनना है।
परिवर्तन का नाम पहले ही बता दें
यह दिखावा मत करो कि कुछ भी नहीं बदला है।
टीम के साथ एक सरल बातचीत करें। उन्हें बताएं कि आपकी भूमिका बदल गई है, टीम के प्रति आपका सम्मान नहीं बदला है, और अब आपकी जिम्मेदारी में काम में सहयोग करना, मानकों की रक्षा करना और मुद्दों को निष्पक्ष रूप से हल करना शामिल है।
संक्षेप में बोलें। पदोन्नति के लिए माफी न मांगें। नेतृत्व पर भाषण न दें। बदलाव के बारे में बताएं और काम शुरू करें।
सब कुछ साझा करना बंद करो
एक सहकर्मी के रूप में, आपने शायद हर शिकायत में अपना योगदान दिया होगा।
एक सुपरवाइज़र के तौर पर, आप ऐसा नहीं कर सकते। आपको प्रदर्शन, अनुपस्थिति, विवाद, वेतन, ड्यूटी का दबाव या मैनेजर के फैसलों के बारे में जानकारी मिलेगी। इनमें से कुछ जानकारी गोपनीय रखनी होगी।
टीम अनजाने में ही इस बात की जांच करेगी। “एचआर ने क्या कहा?” “क्या वह मुसीबत में है?” “क्या वे उसे कहीं और भेज रहे हैं?” आपका जवाब शांत होना चाहिए: “मैं किसी और की स्थिति पर चर्चा नहीं कर सकता।”
वह सीमा गपशप से कहीं अधिक टीम की रक्षा करती है।
लोकप्रिय होने से पहले निष्पक्ष बनें
लोकप्रियता अस्थिर है।
निष्पक्षता अधिक समय तक टिकती है।
अगर आपके सबसे करीबी सहकर्मी को सबसे अच्छी शिफ्ट मिलती है, तो लोग इस पर ध्यान देंगे। अगर आपका दोस्त कोई नियम तोड़ता है और आप उसे अनदेखा करते हैं, तो लोग इस पर ध्यान देंगे। अगर आप सिर्फ शांत स्वभाव वाले टीम सदस्यों को ही टोकते हैं, तो लोग इस पर ध्यान देंगे।
पहली बार सुपरवाइज़र बनने वाले लोग किसी एक कठिन निर्णय के कारण विश्वास नहीं खोते। वे विश्वास तब खोते हैं जब टीम देखती है कि अलग-अलग लोगों के लिए अलग-अलग नियम हैं।
निजी प्रतिक्रिया का उपयोग करें
जब तक मामला तत्काल सुरक्षा या सेवा जोखिम से संबंधित न हो, तब तक लोगों को सार्वजनिक रूप से सुधारें नहीं।
निजी तौर पर प्रतिक्रिया देने से सामने वाले व्यक्ति को सबके सामने अपना बचाव किए बिना आपकी बात सुनने का मौका मिलता है। तथ्यों का इस्तेमाल करें, अपनी निराशा का नहीं।
कहें: “हैंडओवर में दो अतिथियों की शिकायतें छूट गई थीं, इसलिए सुबह की टीम को स्थिति को शुरू से फिर से तैयार करना पड़ा। आज रात, आपके जाने से पहले मुझे शिकायत संबंधी नोट्स जोड़ने की आवश्यकता है।”
यह स्पष्ट है। यह व्यक्तिगत मामला नहीं है।
रोबोट की तरह व्यवहार किए बिना दस्तावेज़ तैयार करें
दस्तावेजीकरण कोई सजा नहीं है।
यह आपकी याददाश्त को पूर्वाग्रह से बचाने का तरीका है। कोचिंग, चेतावनियों, अच्छे काम, प्रशिक्षण, बार-बार होने वाली गलतियों और आपके द्वारा दी गई सहायता के बारे में नोट्स बनाते रहें।
इससे समीक्षाओं, पदोन्नति संबंधी चर्चाओं और मानव संसाधन मामलों में बाद में मदद मिलती है। साथ ही, इससे आपको पिछली बार परेशान करने वाले व्यक्ति पर प्रतिक्रिया देने के बजाय, व्यवहार के पैटर्न को पहचानने में भी मदद मिलती है।
पूरी टीम को अपने साथ न ले जाएं
नए सुपरवाइजर अक्सर अपना पुराना काम करने के साथ-साथ सुपरवाइजर का काम भी करते रहते हैं।
इसी तरह वे खुद थक जाते हैं और टीम को निर्भर रहना सिखाते हैं।
आपकी भूमिका आवंटन, मार्गदर्शन, निगरानी, समर्थन और समस्या के समाधान की है। दबाव के समय आप हस्तक्षेप कर सकते हैं, लेकिन आप हर समस्या का स्थायी समाधान नहीं बन सकते।
CIPD के प्रबंधकों के लिए दिशानिर्देश प्रदर्शन को समर्थन और जवाबदेही से जोड़ते हैं। दोनों ही महत्वपूर्ण हैं। जवाबदेही के बिना समर्थन बचाव मात्र है। समर्थन के बिना जवाबदेही भय का रूप ले लेती है।
नीति की जानकारी आपको जरूरत पड़ने से पहले ही प्राप्त कर लेनी चाहिए।
अपनी पहली अनुपस्थिति, शिकायत या आचरण संबंधी समस्या के होने का इंतजार न करें, बल्कि नीति को पढ़ें।
बुनियादी बातों को जानें: उपस्थिति, देरी, शिकायत, अनुशासन, परिवीक्षा, स्वास्थ्य और सुरक्षा, उत्पीड़न, गोपनीयता और प्रदर्शन प्रबंधन।
आपको मानव संसाधन विशेषज्ञ बनने की आवश्यकता नहीं है। आपको बस यह जानने की आवश्यकता है कि किसी काम को अकेले संभालना कब बंद करना है।
अपने मैनेजर के साथ बेहतर संबंध बनाएं
अब आपका मैनेजर आपके मुख्य हितधारकों में से एक है।
इस बात पर सहमति बनाएं कि आप कितनी बार रिपोर्ट करेंगे, किन मामलों को आगे बढ़ाने की आवश्यकता है, आप क्या निर्णय ले सकते हैं और वे आपसे पहले 90 दिनों में क्या अपेक्षा रखते हैं।
यदि आप वरिष्ठ अधिकारियों के साथ अच्छा प्रबंधन नहीं करते हैं, तो आप टीम के दबाव और प्रबंधक की अपेक्षाओं के बीच फंस जाएंगे।
अपनी भाषा पर संयम रखे
आजकल छोटे-छोटे वाक्य भी मायने रखते हैं।
टीम को कोई प्रबंधन संबंधी निर्णय बताते समय "उन्होंने मुझे ऐसा करने को कहा है" कहने से बचें। इससे आप शक्तिहीन प्रतीत होते हैं। जब कोई आपसे मदद मांगे तो "मैं आपकी समस्या का समाधान कर दूंगा" कहने से बचें। इससे ऐसे वादे बनते हैं जिन्हें आप शायद पूरा न कर पाएं।
स्पष्ट भाषा का प्रयोग करें: “निर्णय यह है।” “मानक यह है।” “मैं जाँच करके शुक्रवार तक आपको सूचित करूँगा।” “मैं इसे अनुमोदित नहीं कर सकता, लेकिन मैं प्रक्रिया समझा सकता हूँ।”
अपने पूर्व साथियों का नेतृत्व करते समय रूखापन कैसे न अपनाएं
कुछ नए सुपरवाइज़र ज़रूरत से ज़्यादा सुधार करने की कोशिश करते हैं। वे हँसना बंद कर देते हैं, सामान्य बातचीत में शामिल होना छोड़ देते हैं, और ऐसा व्यवहार करने लगते हैं जैसे दूरी बनाए रखना ही नेतृत्व है।
इसकी आवश्यकता नहीं है।
आप सब कुछ साझा किए बिना भी गर्माहट महसूस कर सकते हैं। आप किसी का पक्ष लिए बिना भी मित्रतापूर्ण व्यवहार कर सकते हैं। आप उन परिणामों का वादा किए बिना भी लोगों की परवाह कर सकते हैं जिन पर आपका कोई नियंत्रण नहीं है।
सीधी सी बात है: मानवीय संबंध बनाए रखें, लेकिन जब समूह को पर्यवेक्षक की आवश्यकता हो तो समूह के सदस्य की तरह व्यवहार करना बंद कर दें। यदि कोई ड्यूटी रोस्टर संबंधी निर्णय, प्रदर्शन संबंधी समस्या, अनुपस्थिति संबंधी चिंता या विवाद उत्पन्न होता है, तो आपकी भूमिका सर्वोपरि है।
आपके पूर्व सहकर्मी नहीं चाहते कि आप रूखे हो जाएं। वे चाहते हैं कि आप लगातार एक जैसे बने रहें।
पहली टीम बातचीत में क्या कहें
अधिकार का प्रदर्शन करते हुए भाषण न दें। बदलाव को स्पष्ट करें।
आप कह सकते हैं: “मैं जानता हूँ कि यह एक बदलाव है क्योंकि हमने साथ मिलकर काम किया है। मैं अब भी उस इतिहास का सम्मान करता हूँ। अब मेरा काम टीम का समर्थन करना, मानकों को स्पष्ट रखना और निष्पक्ष निर्णय लेना है। हो सकता है कि मैं हमेशा सब कुछ सही न कर पाऊँ, लेकिन मैं स्पष्ट, सुसंगत रहूँगा और उचित प्रतिक्रिया के लिए खुला रहूँगा।”
वह पर्याप्त है।
फिर व्यावहारिक बिंदुओं को समझाएं। रोटेशन कैसे काम करेगा? समस्याओं को कैसे उठाया जाना चाहिए? आप किन मामलों को निजी तौर पर संभालेंगे? टीम को किन कार्यों को जारी रखना चाहिए? पहले महीने में क्या बदलाव होंगे?
लोग किसी नए सुपरवाइजर पर उसके एक भाषण के कारण भरोसा नहीं करते। वे उसके बाद के व्यवहार पर भरोसा करते हैं।
मानव संसाधन से मदद कब मांगनी चाहिए
किसी भी कर्मचारी से संबंधित समस्या के व्यक्तिगत रूप लेने से पहले मानव संसाधन विभाग से मदद लें।
यदि आपको बार-बार देर से आने, अनुपस्थिति संबंधी चिंताओं, उत्पीड़न की शिकायतों, भेदभाव के जोखिम, आचरण संबंधी समस्याओं, खराब प्रदर्शन, या किसी ऐसे टीम सदस्य का सामना करना पड़ता है जो उचित निर्देशों का पालन नहीं करता है, तो मानव संसाधन विभाग से संपर्क करें। नीति को अनुमान के आधार पर न समझें।
अच्छे सुपरवाइज़र मानव संसाधन विभाग से समस्याओं को नहीं छिपाते। वे स्पष्ट रिपोर्ट, उचित संदर्भ और प्रक्रिया का पालन करने की तत्परता प्रस्तुत करते हैं।
पहले 90 दिन मायने रखते हैं
आपके पहले 90 दिन टीम के लिए एक ऐसा प्रतिरूप तैयार करते हैं जिसकी वे आपसे अपेक्षा करेंगे।
अगर आप तीन महीने तक देर से आने को नज़रअंदाज़ करते हैं, तो अचानक उपस्थिति अनिवार्य करने पर टीम आपकी बात पर विश्वास नहीं करेगी। अगर आप शुरुआत में ही गपशप करते हैं, तो बाद में लोग आपको संवेदनशील जानकारी देने में संकोच करेंगे। अगर आप एहसान का वादा करते हैं, तो आपको महीनों तक उन वादों से बचने की कोशिश करनी पड़ेगी जो आपको करने ही नहीं चाहिए थे।
पहले 90 दिनों का उपयोग सर्वोत्तम तरीके से भरोसेमंद बनने के लिए करें। निष्पक्ष। स्पष्ट। शांत। प्रतिक्रिया के लिए गोपनीय। श्रेय के लिए सार्वजनिक। वादे करने में सावधानी बरतें।
इस तरह की निरंतरता दिखावटी शक्ति का प्रदर्शन करने से कहीं अधिक शांत होती है। यह बेहतर काम करती है।
उपयोगी स्रोत
- सीआईपीडी: पीपल मैनेजर गाइड
- सीआईपीडी: प्रदर्शन प्रबंधन
- O*NET: कार्यस्थल कौशल
- वाकई: पहली बार प्रबंधक बनने वालों के लिए उपयोगी सुझाव
- एकास: लोगों का प्रबंधन
सामान्य प्रश्न
क्या कोई सुपरवाइजर अभी भी कर्मचारियों के साथ दोस्ती का रिश्ता रख सकता है?
हां, लेकिन सीमाएं बदलती रहती हैं। गोपनीयता, निष्पक्षता, समय-निर्धारण, प्रदर्शन और अनुशासन मित्रता से पहले आने चाहिए।
आप अपने पूर्व सहकर्मियों का नेतृत्व कैसे करते हैं?
भूमिका में बदलाव का नामकरण करें, मानकों को लगातार लागू करें, गपशप से बचें, निजी प्रतिक्रिया दें और निर्णयों को निष्पक्ष रूप से दस्तावेजीकृत करें।
पहली बार पर्यवेक्षक बनने वाले व्यक्ति को किन चीजों से बचना चाहिए?
पक्षपात करने, जरूरत से ज्यादा वादे करने, सार्वजनिक रूप से आलोचना करने, गपशप करने, अस्पष्ट मानकों का पालन करने और दूसरों का काम खुद करने से बचें।
पहले महीने की विस्तृत योजना के लिए, हमारा लेख पढ़ें। नए पर्यवेक्षक के सुझाव या अन्वेषण करें प्रदर्शन समीक्षा टेम्पलेट.
आपके पुराने साथियों को आपसे यह उम्मीद नहीं है कि आप कोई और बन जाएं। उन्हें बस इतना चाहिए कि आप इस तरह से नेतृत्व करना बंद कर दें जैसे कुछ बदला ही नहीं है।
