सहकर्मियों के लिए पसंदीदा चीजों की सूची: एक सरल कार्यस्थल टेम्पलेट
सहकर्मियों के लिए पसंदीदा चीजों की सूची छोटी सी लगती है, जब तक कि किसी की डेस्क पर गलत उपहार न पहुंच जाए।
फिर इसमें विचार करने का भाव समाप्त हो जाता है।
समस्या उपहार में नहीं है। समस्या अनुमान लगाने में है। एक व्यक्ति को कॉफी पसंद है। दूसरा कैफीन से परहेज करता है। एक व्यक्ति को सुगंधित मोमबत्तियाँ पसंद हैं। दूसरे को तेज गंध से सिरदर्द हो जाता है। एक व्यक्ति को सार्वजनिक प्रशंसा पसंद है। दूसरा बिल्कुल भी ध्यान आकर्षित नहीं करना चाहता।
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पसंदीदा चीजों की एक सरल सूची अनुमान लगाने की जरूरत को खत्म कर देती है।
यह टीमों को जन्मदिन, कार्य वर्षगांठ, सीक्रेट सांता, ऑनबोर्डिंग, विदाई के क्षणों और छोटी-छोटी सफलताओं का जश्न मनाने में मदद करता है, बिना लोगों को असहज महसूस कराए।
संक्षिप्त उत्तर: सहकर्मियों के लिए पसंदीदा चीजों की सूची क्या होती है?
सहकर्मियों के लिए पसंदीदा चीजों की सूची एक छोटा वरीयता प्रपत्र है जिसमें कार्यस्थल पर उपहारों और समारोहों के लिए सरल पसंद, नापसंद और सीमाएं दर्ज की जाती हैं।
इसमें पसंदीदा स्नैक्स, पेय पदार्थ, रंग, शौक, स्टेशनरी, किताबें, रेस्तरां, एलर्जी, खानपान संबंधी प्रतिबंध और उपहार कार्ड शामिल हो सकते हैं। इसमें यह भी शामिल होना चाहिए कि व्यक्ति क्या नहीं चाहता।
इसका उद्देश्य गपशप के लिए व्यक्तिगत जानकारी एकत्र करना नहीं है। इसका उद्देश्य कार्यस्थल पर की जाने वाली छोटी-छोटी बातों को अधिक विचारशील और कम जोखिम भरा बनाना है।
टीमों को इसका उपयोग क्यों करना चाहिए
कार्यस्थल पर दिए जाने वाले उपहार अक्सर असफल हो जाते हैं क्योंकि वे उपहार देने वाले की पसंद के अनुसार चुने जाते हैं, न कि प्राप्तकर्ता की वास्तविकता के अनुसार।
एक मैनेजर किसी ऐसे व्यक्ति के लिए केक खरीदता है जो चीनी नहीं खाता। एक टीम किसी ऐसे व्यक्ति को शराब की बोतल देती है जो शराब नहीं पीता। एक सहकर्मी किसी ऐसे व्यक्ति के लिए इत्र खरीदता है जिसे गंध से एलर्जी है। किसी का इरादा किसी को नुकसान पहुँचाने का नहीं था। लेकिन फिर भी यह भाव गलत साबित हुआ।
पसंदीदा चीजों की सूची एक सुरक्षित मध्य मार्ग प्रदान करती है। यह लोगों को यह बताने की सुविधा देती है कि उन्हें क्या पसंद है और किससे बचना चाहिए, इससे पहले कि वह क्षण आए।
गैलप के कार्यस्थल पर कर्मचारियों को दी जाने वाली सराहना संबंधी शोध में बार-बार यह बात सामने आई है कि सार्थक सराहना से कर्मचारियों के बीच मजबूत जुड़ाव और सहभागिता बढ़ती है। सार्थक शब्द का महत्व है। सराहना महंगी होनी जरूरी नहीं है, लेकिन इससे ऐसा महसूस होना चाहिए कि किसी ने आप पर ध्यान दिया है।
सूची में क्या शामिल करें
सूची को व्यावहारिक रखें।
ऐसी जानकारी मांगें जो टीम के सरल कार्यों में सहायक हो, न कि निजी जीवन के विवरण।
- पसंदीदा गर्म पेय।
- पसंदीदा कोल्ड ड्रिंक।
- पसंदीदा नाश्ता।
- पसंदीदा रंग।
- काम के पास मेरा पसंदीदा लंच स्पॉट।
- एक निश्चित बजट के भीतर पसंदीदा छोटा उपहार।
- पसंदीदा उपहार कार्ड का प्रकार।
- शौक या रुचियां।
- उन्हें पसंद आने वाली स्टेशनरी या डेस्क की वस्तुएं।
- जिन खाद्य पदार्थों, सुगंधों या वस्तुओं से बचना चाहिए।
- वे जिन आहार संबंधी प्रतिबंधों या एलर्जी के बारे में बताना चाहें, उन्हें साझा कर सकते हैं।
- चाहे वे सार्वजनिक या निजी मान्यता पसंद करें।
वह आखिरी पंक्ति लोगों की सोच से कहीं ज्यादा मायने रखती है।
कुछ कर्मचारियों को ग्रुप फोटो, कार्ड और टीम की घोषणा अच्छी लगती है। वहीं कुछ अन्य असहज महसूस करते हैं। एक समझदार कार्यस्थल सभी पर एक ही तरह का उत्सव मनाने का तरीका नहीं थोपता।
क्या नहीं पूछना चाहिए
पसंदीदा चीजों की सूची को निजी फाइल में न बदलें।
कार्यस्थल पर दिए जाने वाले कम जोखिम वाले उपहार के लिए, धर्म, चिकित्सा इतिहास, पारिवारिक स्थिति, वेतन, राजनीतिक विचार, शराब का सेवन, व्यक्तिगत वित्त, घर का पता, या ऐसी किसी भी चीज़ के बारे में प्रश्न पूछने से बचें जिसे व्यक्ति को साझा करने की आवश्यकता नहीं है।
यदि कोई व्यक्ति अपने खान-पान संबंधी प्रतिबंध या एलर्जी का उल्लेख करना चाहता है, तो उसे करने दें। उनसे कारण बताने का दबाव न डालें।
मानव संसाधन और प्रबंधकों के लिए यह सीमा महत्वपूर्ण है। यदि कोई मनोरंजक फॉर्म कार्यस्थल की आवश्यकता से अधिक जानकारी एकत्र करता है, तो वह असहज स्थिति पैदा कर सकता है।
पसंदीदा चीजों की सूची का एक सरल टेम्पलेट
इस सरल संस्करण का उपयोग करें।
- नाम
- पसंदीदा गर्म पेय:
- पसंदीदा कोल्ड ड्रिंक:
- पसंदीदा नाश्ता:
- पसंदीदा रंग:
- काम के दिनों में सबसे पसंदीदा ट्रीट:
- काम के पास पसंदीदा लंच या कॉफी की जगह:
- 50 AED, 10 पाउंड या 15 डॉलर से कम कीमत का पसंदीदा छोटा उपहार:
- गिफ्ट कार्ड की प्राथमिकता:
- शौक या रुचियां:
- मुझे पसंद आने वाली डेस्क की वस्तुएं या स्टेशनरी:
- जिन खाद्य पदार्थों, सुगंधों या वस्तुओं से बचना चाहिए:
- सार्वजनिक या निजी मान्यता वरीयता:
- इसके अलावा और क्या चीज़ें हैं जो टीम को सही चुनाव करने में मदद करती हैं:
बजट की सीमा स्पष्ट रखें। बजट के बिना, छोटे-छोटे उपहार देना असहज हो सकता है। एक व्यक्ति ज़रूरत से ज़्यादा खर्च कर देता है, तो दूसरा शर्मिंदा महसूस करता है। एक निश्चित बजट सभी के लिए सुरक्षित रहता है।
इसे टीम से कैसे परिचित कराएं
शब्दों का चयन महत्वपूर्ण है।
इसे किसी अन्य मानव संसाधन फॉर्म की तरह घोषित न करें। इससे एक सरल विचार भी प्रशासनिक कार्य जैसा लगने लगता है। संदेश को सरल और स्पष्ट रखें।
आप कह सकते हैं: “हम एक वैकल्पिक पसंदीदा चीजों की सूची बना रहे हैं ताकि जन्मदिन, विदाई, स्वागत उपहार और छोटे टीम समारोह अधिक भावपूर्ण लगें। केवल वही साझा करें जो आप साझा करने में सहज महसूस करते हैं। इस सूची का उपयोग टीम के आपसी सहयोग के लिए किया जाएगा, न कि प्रदर्शन या व्यक्तिगत प्रोफाइलिंग के लिए।”
वह वाक्य तीन उपयोगी कार्य करता है। यह उद्देश्य को स्पष्ट करता है। यह प्रपत्र को वैकल्पिक बनाता है। यह गोपनीयता की सीमा निर्धारित करता है।
यदि आप एक बहुसांस्कृतिक टीम का प्रबंधन करते हैं, तो यह मानकर न चलें कि सभी लोग एक ही तरह के उत्सव मनाते हैं। लोगों से पूछें कि वे किन अवसरों को मनाना पसंद करते हैं। कुछ सहकर्मी जन्मदिन मनाना पसंद कर सकते हैं। अन्य लोग कार्य वर्षगांठ, निजी संदेश या कोई व्यक्तिगत उत्सव न मनाना पसंद कर सकते हैं।
काम को अटपटा बनाए बिना इसका उपयोग कैसे करें
इस सूची को वैकल्पिक रखें।
लोगों को स्पष्ट रूप से बताएं कि आप इसे क्यों एकत्र कर रहे हैं। इसे ऐसी जगह रखें जहां केवल आयोजक, प्रबंधक या टीम के स्वीकृत मुखिया ही इसे देख सकें। इसे साल में एक या दो बार अपडेट करें। टीम छोड़ने पर पुराने संस्करणों को हटा दें।
जब तक सभी लोग सहमत न हों, पूरी सूची सार्वजनिक रूप से साझा न करें। किसी सहकर्मी का पसंदीदा नाश्ता हानिरहित हो सकता है। उनकी एलर्जी संबंधी जानकारी या उनकी पसंद को निजी रखना अधिक उचित होगा।
कार्यस्थल पर विश्वास में छोटी-छोटी चूक भी मायने रखती है।
यदि टीम को यह पता चलता है कि पसंद-नापसंद की जानकारी लापरवाही से साझा की जा रही है, तो लोग ईमानदारी से जानकारी साझा करना बंद कर देंगे।
इससे तो उद्देश्य ही समाप्त हो जाता है। सूची से काम आसान, सौहार्दपूर्ण और मानवीय लगना चाहिए, न कि निगरानी या आलोचना का माहौल बनना चाहिए।
उपहार के ऐसे विचार जो आमतौर पर कारगर साबित होते हैं
कार्यस्थल पर दिए जाने वाले सबसे सुरक्षित उपहार उपयोगी, सरल और आसानी से अस्वीकार किए जाने योग्य होते हैं।
अच्छे विकल्पों में कॉफी शॉप वाउचर, लंच गिफ्ट कार्ड, नोटबुक, डेस्क पर रखने वाले पौधे, अच्छी गुणवत्ता वाले पेन, पुन: उपयोग योग्य पानी की बोतलें, किताबों की दुकान के वाउचर, पसंद के अनुसार स्नैक बॉक्स, चाय या कॉफी पैक, साधारण डेस्क ऑर्गेनाइज़र या किसी विशेष संदेश के साथ हाथ से लिखा हुआ कार्ड शामिल हैं।
जब तक सामने वाले ने खुद उपहार न चुना हो, तब तक जोखिम भरे उपहार देने से बचें। शराब, इत्र, मज़ाकिया उपहार, कपड़े, राजनीतिक वस्तुएं, धार्मिक वस्तुएं, डाइटिंग उत्पाद और कोई भी बहुत निजी चीज़ असहजता पैदा कर सकती है।
कार्यस्थल पर दिया जाने वाला सबसे अच्छा उपहार शोर नहीं मचाता। यह कहता है, "हमने देखा कि आपको वास्तव में क्या पसंद है।"
प्रबंधकों के लिए: प्रशंसा करना और उपहार देना एक ही बात नहीं है।
पसंदीदा चीजों की सूची पहचान दिलाने में सहायक हो सकती है। यह अच्छे प्रबंधन का विकल्प नहीं हो सकती।
कोई भी स्नैक बॉक्स खराब संचार, अनुचित कार्यभार, कमजोर प्रतिक्रिया या ऐसे प्रबंधक की समस्या का समाधान नहीं कर सकता जो केवल जन्मदिन पर ही लोगों पर ध्यान देता है।
इस सूची का उपयोग उन क्षणों के लिए करें जो मानवीय भावनाओं से भरे हों। फिर बाकी कठिन काम अलग से करें: स्पष्ट अपेक्षाएं, उचित व्यवहार, उपयोगी प्रतिक्रिया और विशिष्ट योगदानों के लिए सच्ची सराहना।
अक्सर संदेश का महत्व वस्तु से अधिक होता है। "सोमवार की मीटिंग से पहले क्लाइंट रिपोर्ट ठीक करने के लिए देर तक रुकने के लिए धन्यवाद" और "हर चीज़ के लिए धन्यवाद" में फर्क होता है। एक में किए गए प्रयास का उल्लेख है, जबकि दूसरा किसी के लिए भी लिखा जा सकता है।
यही सिद्धांत एक अच्छी पसंदीदा चीजों की सूची बनाने के पीछे भी है। विशिष्ट चीजें महंगी चीजों से बेहतर होती हैं।
यदि आप टीम संस्कृति में सुधार कर रहे हैं, तो हमारी मार्गदर्शिका आपके लिए उपयोगी हो सकती है। आवश्यक प्रबंधक कौशल यह एक व्यावहारिक अगली पुस्तक है। कार्यस्थल पर कठिन संचार के लिए, हमारी मार्गदर्शिका देखें। कार्यस्थल पर प्रभावी ईमेल संचार.
अंतिम उत्तर
सहकर्मियों की पसंदीदा चीजों की सूची बनाने से टीमों को बेहतर छोटे उपहार देने में मदद मिलती है क्योंकि यह अनुमान लगाने की बजाय सहमति और देखभाल पर आधारित होती है।
इसे वैकल्पिक, सरल, बजट के अनुकूल और सम्मानजनक रखें। लोगों से पूछें कि उन्हें क्या पसंद है, वे किन चीजों से बचना चाहते हैं और वे किस तरह से सम्मानित होना पसंद करते हैं।
कार्यस्थल पर सबसे प्रभावशाली व्यवहार सबसे महंगा नहीं होता। बल्कि वे व्यवहार होते हैं जो सीमा पार किए बिना यह दर्शाते हैं कि किसी ने ध्यान दिया है।
कार्यस्थल से संबंधित अधिक व्यावहारिक मार्गदर्शन के लिए, इंस्पायर एम्बिशन देखें और भविष्य के अपडेट के लिए सदस्यता लें।
सूत्रों का कहना है: गैलप कार्यस्थल मान्यता अनुसंधान, एसएचआरएम कर्मचारी मान्यता मार्गदर्शन, सीआईपीडी कर्मचारी अनुभव संसाधन, एसीएएस कार्यस्थल गरिमा मार्गदर्शन और इंस्पायर एम्बिशन कार्यस्थल संचार संसाधन।
