होटल नाइट ऑडिटर के कर्तव्य: इस भूमिका में वास्तव में क्या शामिल है
होटल का नाइट ऑडिटर सिर्फ वह व्यक्ति नहीं होता जो सबके सोते समय रिसेप्शन पर काम करता है।
यह नौकरी के विवरण का सरलतम रूप है।
नाइट ऑडिटर की मुख्य भूमिका फ्रंट ऑफिस, फाइनेंस, सिक्योरिटी, हाउसकीपिंग और मॉर्निंग लीडरशिप टीम के बीच होती है। नाइट ऑडिटर होटल का कामकाज समाप्त करता है, हिसाब-किताब चेक करता है, देर से आने वाले मेहमानों को संभालता है, बिल्डिंग की निगरानी करता है और अगली शिफ्ट के लिए पर्याप्त सबूत छोड़ता है ताकि वे समझ सकें कि क्या हुआ था।
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इसीलिए यह भूमिका बाहर से शांत और अंदर से गंभीर प्रतीत होती है।
मैंने दुबई की विभिन्न प्रॉपर्टीज़ में नाइट ऑडिटर के उम्मीदवारों का इंटरव्यू लिया है। उनके मन में इस नौकरी के बारे में जो धारणा है और वास्तव में इसमें जो मांग है, उसके बीच का अंतर फ्रंट ऑफिस विभाग में लगभग किसी भी अन्य एंट्री-टू-मिड लेवल की भूमिका की तुलना में कहीं अधिक है।
संक्षिप्त उत्तर: होटल नाइट ऑडिटर क्या करता है?
होटल का नाइट ऑडिटर फ्रंट डेस्क पर रात भर काम करता है और होटल की दिन के अंत की प्रक्रिया पूरी करता है।
इस नौकरी में आमतौर पर मेहमानों का चेक-इन, देर से आगमन, भुगतान की जाँच, कमरे की स्थिति की समीक्षा, अनुपस्थिति से निपटना, रिपोर्ट छापना, राजस्व का मिलान, वेक-अप कॉल, हैंडओवर नोट्स और सामान्य प्रबंधन कवरेज कम होने के बाद उत्पन्न होने वाली अतिथि समस्याओं का समाधान शामिल होता है।
साइटमाइंडर के अनुसार, नाइट ऑडिटर वह व्यक्ति होता है जो फ्रंट डेस्क के काम के साथ-साथ दिन का समापन करता है और अगली टीम के लिए रिपोर्ट तैयार करता है। मैरियट द्वारा प्रकाशित नाइट ऑडिटर के कर्तव्यों में शुल्क दर्ज करना, नाइट ऑडिट बैकअप चलाना, भुगतान संसाधित करना, आकस्मिक सूची प्रिंट करना, मेहमानों का चेक-इन करना, चाबियाँ संभालना और रसीदों का मिलान करना शामिल है।
हॉस्पिटैलिटीनेट और साइटमाइंडर दोनों ही इस भूमिका को रात्रिकालीन अतिथि सेवा, दिन के अंत में वित्तीय जांच, रिपोर्ट तैयार करने और सुबह की टीम के लिए तैयारी करने के मिश्रण के रूप में वर्णित करते हैं।
इसलिए यह भूमिका एक ही नौकरी नहीं है।
यह दो नौकरियां हैं जिनमें एक ही शिफ्ट साझा की जाती है।
फ्रंट डेस्क का हिस्सा अभी भी वास्तविक है
कुछ उम्मीदवार "ऑडिटर" शब्द सुनते ही कल्पना करने लगते हैं कि उन्हें पूरी रात अकेले बैठकर स्प्रेडशीट पर काम करना पड़ेगा।
यह पूरी तस्वीर नहीं है।
रात का ऑडिटर अभी भी मेहमानों को संभालता है। देर से आने वाले मेहमान, बिना बुकिंग के आने वाले मेहमान, कमरा बदलने वाले मेहमान, भुगतान संबंधी समस्याएं, खोई हुई चाबियां, शोर की शिकायतें, नींद से जगाने के लिए बुलावा, टैक्सी की व्यवस्था, जल्दी चेक-आउट करने वाले मेहमान। कभी-कभी कोई मेहमान जो बहुत ज्यादा शराब पी लेता है और अब कमरे के दरवाजे से बहस करना चाहता है।
एकोर की दुबई नाइट ऑडिटर सूची में अतिथियों का आगमन और प्रस्थान, कमरा आवंटन, अतिथि जानकारी, बिलिंग, संग्रह, घटना रिपोर्टिंग और अन्य विभागों को जानकारी देना शामिल है।
इससे आपको पता चलता है कि ओवरनाइट डेस्क पर वास्तव में कितना काम होता है।
आप सिर्फ सुबह होने का इंतजार नहीं कर रहे हैं। आप अपने आस-पास कम लोगों के साथ फ्रंट ऑफ हाउस का कामकाज संभाल रहे हैं।
फ्रंट ऑफिस का अनुभव किस प्रकार वाणिज्यिक होटल भूमिकाओं में विकसित हो सकता है, इस बारे में अधिक जानने के लिए, हमारी गाइड देखें। फ्रंट ऑफिस से राजस्व प्रबंधन में स्थानांतरण.
ऑडिट प्रक्रिया होटल की सुरक्षा करती है।
रात्रि लेखापरीक्षा प्रक्रिया के साथ दिन का कार्य समाप्त होता है।
इसका मतलब यह है कि होटल के अगले दिन के लिए बुकिंग शुरू करने से पहले ऑडिटर यह जांच करता है कि कमरे के शुल्क, भुगतान, बुकिंग न होने की स्थिति, दरों में बदलाव, छूट, भुगतान की गई राशि और आउटलेट पर दर्ज की गई जानकारी सही है या नहीं।
मर्क्योर होटल सूट्स एंड अपार्टमेंट्स के लिए दुबई नाइट ऑडिटर की सूची में कैशियर रिपोर्ट, रिफंड, भुगतान, छूट, क्रेडिट कार्ड लेनदेन, कमरे के किराए में बदलाव, मानार्थ कमरे, पीओएस राजस्व और दैनिक राजस्व सारांश की जांच का उल्लेख है।
उम्मीदवार इसी पहलू को कम आंकते हैं।
आधी रात को गलत सूचना दर्ज करने से चेक-आउट के समय मेहमान की शिकायत हो सकती है। किसी मेहमान के न आने पर ध्यान न देने से राजस्व प्रभावित हो सकता है। कमरे के गलत किराए की जानकारी वित्त विभाग द्वारा पता चलने तक चुपचाप पड़ी रह सकती है। खराब हैंडओवर से सुबह की टीम उस समस्या के लिए अप्रस्तुत दिखाई दे सकती है जो घंटों पहले शुरू हुई थी।
नाइट ऑडिट सिर्फ एक बटन दबाने का काम नहीं है।
यह बटन तभी काम करेगा जब इससे पहले की सभी जांचें ठीक से की गई हों।
नौकरी शुरू में आसान क्यों लगती है, जब तक कि वह मुश्किल न हो जाए?
रेडिट पर हॉस्पिटैलिटी से संबंधित चर्चाओं में एक ही पैटर्न बार-बार देखने को मिलता है। कई नाइट ऑडिटर लंबे समय तक शांति रहने की बात बताते हैं। वे यह भी बताते हैं कि जब वे अकेले उपलब्ध होते हैं तो अचानक समस्याएं आ जाती हैं।
यही इस बदलाव की वास्तविकता है।
एक नाइट ऑडिटर के पास तीन शांत घंटे होते हैं और फिर पंद्रह मिनट का एक मुश्किल समय होता है जो यह तय करता है कि शिफ्ट को अच्छी तरह से संभाला गया या नहीं। देर से आने वाला कोई मेहमान अपनी बुकिंग नहीं ढूंढ पाता। भुगतान अस्वीकृत हो जाता है। फायर अलार्म पैनल को मरम्मत की आवश्यकता होती है। एक कमरे से शोर की शिकायत आती है। कोई व्यक्ति रात 2 बजे बिना बुकिंग के कमरा चाहता है। लॉबी के पास सुरक्षा संबंधी कोई समस्या सामने आती है।
मैंने एक कनिष्ठ लेखा परीक्षक को एक ही घंटे में एक चिकित्सा संबंधी समस्या, दो विलंबित ग्राहकों और भुगतान प्रणाली की समस्या को संभालते हुए देखा है। सुबह की टीम ने केवल सुचारू रूप से कार्यभार सौंपने की प्रक्रिया देखी। यह एक ऐसा कौशल है जिसकी कक्षा में कोई शिक्षा नहीं दी जाती।
हर मिनट व्यस्त न रहना ही असली कौशल है।
जब कुछ भी होता हुआ प्रतीत न हो रहा हो, तब भी तैयार रहना ही असली कौशल है।
आत्म-अनुशासन ही तय करता है कि शिफ्ट को संभाला जा सकेगा या बस जैसे-तैसे पूरा किया जा सकेगा। ऑडिट पूरा होने, रिपोर्ट तैयार होने और कार्यभार सुचारू रूप से सौंपे जाने तक शांत समय को आराम का समय नहीं माना जा सकता।
होटल किन कौशलों की तलाश करते हैं?
होटल आमतौर पर नाइट ऑडिटर में पांच चीजें देखते हैं।
सबसे पहले, फ्रंट ऑफिस में आत्मविश्वास। आपको मेहमानों के चेक-इन और चेक-आउट का काम बिना किसी की मदद के खुद ही करना होगा।
दूसरा, संख्याओं की सटीकता। आपको लेखाकार होने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपको भुगतान, प्रविष्टियों, फ़ोलियो और रिपोर्टों का सम्मान करना चाहिए।
तीसरा, नियमित दिनचर्या। रात में पीएमएस के दौरान होने वाली गलतियाँ सुबह परेशानी का कारण बन सकती हैं।
चौथा, मेहमानों के साथ शांत व्यवहार। रात भर रुकने वाले मेहमानों को संभालना हमेशा आसान नहीं होता। थके हुए यात्री, देरी से उड़ानें, भुगतान संबंधी समस्याएं और शराब का सेवन माहौल को तुरंत बिगाड़ सकते हैं। होटल के काम के इस पहलू के बारे में अधिक जानने के लिए, हमारी गाइड देखें। दुबई के होटलों में बहुसांस्कृतिक टीम नेतृत्व.
पांचवा, कार्यभार सौंपने का अनुशासन। सुबह की टीम को आपकी शिफ्ट की पूरी जांच शुरू से नहीं करनी चाहिए।
जब मैं इन पदों के लिए भर्ती पैनल में बैठता हूँ, तो जिन उम्मीदवारों को नौकरी का प्रस्ताव मिलता है, वे वे होते हैं जो रात भर में संभाली गई किसी विशिष्ट घटना का वर्णन कर सकते हैं। न कि वे जो सिर्फ विशेषणों की सूची बनाते हैं।
जो उम्मीदवार कहता है कि "मैं मेहनती और भरोसेमंद हूं", उससे मुझे कुछ पता नहीं चलता।
एक उम्मीदवार जो कहता है, "मेरे पास एक मेहमान था जिसका कार्ड रात 1 बजे अस्वीकृत हो गया, मैंने बुकिंग रिकॉर्ड की जाँच की, होटल की भुगतान प्रक्रिया का पालन किया, सुबह हैंडओवर के दौरान इसे चिह्नित किया, और वित्त विभाग ने चेक-आउट से पहले इसका समाधान कर दिया," तो मुझे पता चलता है कि उसने अपना काम कर दिया है।
एक कुशल नाइट ऑडिटर ऐसे नोट्स छोड़ता है जो ड्यूटी मैनेजर, फाइनेंस, फ्रंट ऑफिस और हाउसकीपिंग के लिए कार्रवाई करने के लिए पर्याप्त रूप से स्पष्ट होते हैं।
क्या नाइट ऑडिटर होटल में एक अच्छी नौकरी है?
हां, सही व्यक्ति के लिए।
अगर आपको शांत माहौल वाली शिफ्ट पसंद हैं, आप जागते और सतर्क रह सकते हैं, सिस्टम को समझना पसंद करते हैं, और यह सीखना चाहते हैं कि होटल संचालन और राजस्व कैसे आपस में जुड़े हुए हैं, तो यह एक अच्छी भूमिका हो सकती है।
यदि आपको निरंतर निगरानी की आवश्यकता होती है, मेहमानों के साथ होने वाले झगड़ों को नापसंद करते हैं, दिनचर्या से जूझते हैं, या शांत समय को काम बंद करने की अनुमति के रूप में लेते हैं, तो यह एक अच्छी भूमिका नहीं है।
भर्ती संबंधी बातचीत में, रात्रिकालीन ऑडिट कर्मचारियों के नौकरी छोड़ने की समस्या अक्सर अपेक्षाओं के असंगत होने के कारण होती है। उम्मीदवार शांत फ्रंट डेस्क शिफ्ट की उम्मीद करते हैं। होटल को ऐसे व्यक्ति की आवश्यकता है जो सीमित पर्यवेक्षण के साथ अतिथि समस्याओं, ऑडिट जांच, सुरक्षा संबंधी चिंताओं और स्पष्ट हैंडओवर नोट्स को संभाल सके।
फ्रंट ऑफिस में तरक्की करने की चाह रखने वालों के लिए नाइट ऑडिट उपयोगी हो सकता है। इसमें आप आगमन, प्रस्थान, कमरों की स्थिति, अनुपस्थिति, रेट चेक, रिपोर्ट और अतिथि सहायता के बारे में सीखते हैं। इससे आपको दिन की शिफ्ट में काम करने वाले कई उम्मीदवारों की तुलना में बेहतर परिचालन संबंधी निर्णय लेने की क्षमता मिलती है।
लेकिन इसकी कीमत वास्तविक है।
रात की शिफ्ट नींद, स्वास्थ्य, सामाजिक जीवन और पढ़ाई पर असर डालती है। सिर्फ इसलिए यह काम स्वीकार न करें क्योंकि यह शांत लगता है। पता करें कि क्या सहायता उपलब्ध है, रात में कितने लोग काम करते हैं, क्या प्रशिक्षण दिया जाता है और गंभीर घटना होने पर किससे संपर्क किया जा सकता है।
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If night audit is your entry point into hotel operations, map where it can take you next: front office, finance, revenue, rooms division, or duty management.
Map My Hospitality Career Pathसाक्षात्कार के लिए तैयारी हेतु प्रश्न
यदि आप होटल नाइट ऑडिटर की भूमिका के लिए आवेदन कर रहे हैं, तो सीधे सवालों के लिए तैयार रहें।
आप रात की शिफ्ट में काम क्यों करना चाहते हैं?
आप रात की शिफ्ट के दौरान सतर्क कैसे रहते हैं?
आपने कौन-कौन से पीएमएस सिस्टम इस्तेमाल किए हैं?
अगर रात के 1 बजे किसी मेहमान का कार्ड अस्वीकार हो जाए तो आप उससे कैसे निपटेंगे?
यदि रात्रि लेखापरीक्षा का परिणाम संतुलित न हो तो आप क्या करेंगे?
आप सुबह की टीम के लिए घटनाओं का दस्तावेजीकरण कैसे करते हैं?
क्या आप सप्ताहांत और सार्वजनिक छुट्टियों पर काम कर सकते हैं?
आप मुश्किल या नशे में धुत मेहमानों को कैसे संभालते हैं?
“मैं मेहनती हूँ” कहकर उत्तर न दें।
प्रमाण दीजिए।
बताइए कि आपने किन प्रणालियों का उपयोग किया। बताइए कि आपने किन रिपोर्टों की जाँच की। बताइए कि आपने देर से चेक-इन करने वाले मेहमान की समस्या को कैसे संभाला। बताइए कि आपने बिना अधिक हंगामा किए मेहमान की समस्या को कैसे हल किया।
दुबई के हॉस्पिटैलिटी सेक्टर में भर्ती प्रबंधक साक्षात्कार के पहले दस मिनट में वास्तव में किन बातों पर ध्यान देते हैं, इस बारे में अधिक जानने के लिए, हमारी गाइड देखें। होटल में नौकरी के इंटरव्यू के लिए क्या पहनें.
यह काम केवल उन्हीं लोगों के लिए शांत होता है जो इसे समझते नहीं हैं।
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अंतिम उत्तर
होटल नाइट ऑडिटर के कर्तव्यों में रात भर रिसेप्शन पर खड़े रहने से कहीं अधिक कार्य शामिल होते हैं।
इस भूमिका में अतिथि सेवा, दिन के अंत में राजस्व की जांच, भुगतान की सटीकता, घटनाओं का निपटान, कमरे की स्थिति का नियंत्रण और सुबह के समय कमरे को सौंपने का अनुशासन शामिल है।
सबसे अच्छे नाइट ऑडिटर वे लोग नहीं होते जो शांत शिफ्ट का आनंद लेते हैं। वे वे लोग होते हैं जो शांति को तैयारी के रूप में देखते हैं, न कि अनुमति के रूप में।
होटल कभी पूरी तरह से सोता नहीं है। शांति के इस पल और इसके खत्म होने के क्षण, दोनों के लिए किसी न किसी को जागते रहना पड़ता है।
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