कार्यस्थल पर फीडबैक कैसे मांगें: वो बातें जो मानव संसाधन विभाग में कोई आपको नहीं बताएगा
कार्यस्थल पर फीडबैक कैसे मांगें: वो बातें जो मानव संसाधन विभाग में कोई आपको नहीं बताएगा
अधिकांश फीडबैक अनुरोध विफल क्यों होते हैं?
क्या आपके पास मेरे लिए कोई प्रतिक्रिया है? इस सवाल का जवाब हर बार एक ही होता है। नहीं, आप बहुत अच्छा कर रहे हैं।
ऐसा इसलिए नहीं कि आप बहुत अच्छा कर रहे हैं। बल्कि इसलिए कि सवाल बहुत अस्पष्ट है और दूसरे व्यक्ति के लिए ईमानदारी से जवाब देना जोखिम भरा है। उन्हें आपकी आलोचना करने में भावनात्मक ऊर्जा लगानी पड़ेगी, जिसे आपने ठीक से परिभाषित नहीं किया है। अधिकतर लोग ऐसा करने की जहमत नहीं उठाएंगे।
खराब सवाल खराब प्रतिक्रिया ही पैदा करते हैं। समस्या आपके सवाल में है, उनकी ईमानदारी में नहीं।
वे प्रश्न जो वास्तविक जानकारी प्राप्त कराते हैं
विशिष्ट प्रश्नों के विशिष्ट उत्तर मिलते हैं।
“क्या आपके पास कोई प्रतिक्रिया है?” पूछने के बजाय, यह पूछें: “उस प्रस्तुति में मैं कौन सी एक चीज़ अलग तरीके से कर सकता था?”
"मैं कैसा कर रहा हूँ?" पूछने के बजाय, यह पूछें: "अगर आपको कोई एक ऐसा क्षेत्र चुनना हो जहाँ मुझे सबसे अधिक सुधार की आवश्यकता है, तो वह कौन सा होगा?"
"परियोजना के बारे में आपके क्या विचार हैं?" के बजाय यह पूछें: "प्रस्ताव में मैंने श्रोताओं का ध्यान कहाँ खो दिया? मुझे लगा कि श्रोताओं का उत्साह कम हो गया है, लेकिन मैं इसका सटीक कारण नहीं बता सका।"
ये प्रश्न इसलिए कारगर होते हैं क्योंकि ये विषय के दायरे को सीमित कर देते हैं। इनसे दूसरे व्यक्ति के लिए केंद्रित और ईमानदार उत्तर देना आसान हो जाता है। ये इस बात का संकेत देते हैं कि आप आलोचना को सहन कर सकते हैं क्योंकि आप जानबूझकर इसके लिए पूछ रहे हैं।
किससे पूछें
आपका मैनेजर ही आपकी प्रतिक्रिया का एकमात्र स्रोत नहीं है। अधिकतर मामलों में, वे सबसे अच्छे स्रोत भी नहीं होते।
अपने साथियों से पूछें। वे आपके काम को जमीनी स्तर पर देखते हैं। वे जानते हैं कि आप वास्तविक समय में कैसे सहयोग करते हैं, संवाद करते हैं और दबाव को संभालते हैं।
अगर आपके अधीन काम करने वाले कोई कर्मचारी हैं, तो उनसे पूछें। औपचारिक माहौल में वे आपको सच नहीं बताएंगे। लेकिन अगर आपने उनसे व्यक्तिगत रूप से विश्वास का रिश्ता बना लिया है, तो वे आपको बता देंगे कि नीचे से देखने पर आपकी नेतृत्व शैली कैसी लगती है।
अपने ग्राहकों या हितधारकों से पूछें। वे आपके उत्पाद को एक वस्तु के रूप में अनुभव करते हैं। उनकी प्रतिक्रिया ही बाज़ार का डेटा है।
त्रिकोणीकरण करें। यदि तीन अलग-अलग स्रोत एक ही बात का उल्लेख करते हैं, तो यह राय नहीं है। यह संकेत है।
अनुशंसित पढ़ना
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जिस प्रतिक्रिया से आप असहमत हैं, उसके साथ क्या करें
सभी प्रतिक्रियाएँ सटीक नहीं होतीं। कुछ पक्षपातपूर्ण होती हैं। कुछ में अवलोकन की कमी होती है। कुछ प्रतिक्रियाएँ प्राप्तकर्ता की तुलना में प्रतिक्रिया देने वाले के बारे में अधिक बताती हैं।
लेकिन आपकी पहली प्रतिक्रिया कभी भी बचाव वाली नहीं होनी चाहिए। सुनें। उन्हें धन्यवाद दें। इस पर निजी तौर पर विचार करें।
फिर मूल्यांकन करें: क्या यहाँ कोई पैटर्न है? यदि एक व्यक्ति कहता है कि आप बहुत सीधे हैं, तो यह उनकी सहजता का स्तर हो सकता है। यदि पाँच लोग ऐसा कहते हैं, तो यह एक ठोस प्रमाण है।
फीडबैक से निजी तौर पर असहमत हों। पूरी तरह सोच-विचार करने के बाद ही उसे खारिज करें। सबसे बुरी बात यह है कि आप फीडबैक मांगें और फिर उस पर बहस करें। इससे यह पक्का हो जाता है कि कोई भी आपको दोबारा ईमानदारी से फीडबैक नहीं देगा।
खाड़ी प्रतिक्रिया संस्कृति
खाड़ी देशों के कई संगठनों में, प्रत्यक्ष प्रतिक्रिया देना सांस्कृतिक रूप से असहज माना जाता है। उच्च पदानुक्रम में उच्च अधिकारियों की आलोचना को हतोत्साहित किया जाता है। सहकर्मियों से प्रतिक्रिया लेना हस्तक्षेप का उल्लंघन माना जा सकता है।
इसका मतलब है कि आपको फीडबैक के लिए सुरक्षित माहौल बनाना होगा। आमने-सामने की बातचीत। विशिष्ट प्रश्न। और सबसे महत्वपूर्ण बात, फीडबैक पर स्पष्ट रूप से कार्रवाई करके यह प्रदर्शित करें कि फीडबैक का स्वागत है।
जब कोई आपको सुझाव दे और आप उसे लागू करें, तो उन्हें बताएं। आपने बताया था कि रिपोर्ट में एक स्पष्ट सारांश की आवश्यकता है। मैंने आपके सुझावों के आधार पर इसे पुनर्गठित किया है। कृपया इसे देखें।
अब उन्हें पता चल गया है कि फीडबैक कोई जाल नहीं है। यह कार्रवाई की ओर ले जाता है। अगली बार वे आपको और अधिक फीडबैक देंगे।
फीडबैक लूप जिसे ज्यादातर लोग नजरअंदाज कर देते हैं
प्रतिक्रिया मांगना पहला कदम है। उसका उपयोग करना दूसरा कदम है। रिपोर्ट वापस देना तीसरा कदम है।
अधिकांश लोग पहले चरण पर ही रुक जाते हैं। कुछ लोग दूसरे चरण तक पहुँचते हैं। लगभग कोई भी तीसरा चरण पूरा नहीं कर पाता।
रिपोर्ट मिलने से प्रक्रिया पूरी हो जाती है। इससे उस व्यक्ति को पता चलता है जिसने आपके विकास में समय लगाया है कि उसका निवेश सफल रहा। इससे रिश्ता मजबूत होता है। और इससे एक ऐसा माहौल बनता है जहां लोग सक्रिय रूप से आपकी सुधार में मदद करना चाहते हैं।
फीडबैक कोई एक बार होने वाली घटना नहीं है। यह एक निरंतर चलने वाली प्रणाली है। इस प्रणाली को विकसित करें और आपकी वृद्धि में तेजी आएगी।
मैं उन फैसलों के बारे में लिखता हूं जो वास्तव में करियर को आकार देते हैं, न कि उन फैसलों के बारे में जो कागज़ पर अच्छे दिखते हैं।
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