नए सुपरवाइजर के लिए टिप्स: पहले 30 दिनों में क्या करें
नए सुपरवाइजर के लिए टिप्स: पहले 30 दिनों में क्या करें
एक नए सुपरवाइजर के रूप में आपकी पहली गलती यह साबित करने की कोशिश करना है कि आप इस पद के योग्य थे।
टीम को आपसे किसी प्रदर्शन की जरूरत नहीं है। उन्हें स्थिरता, स्पष्टता और ऐसे निष्पक्ष निर्णय चाहिए जो उन्हें समझ में आ सकें।
मैंने देखा है कि नए सुपरवाइजर अपने पहले महीने में ही सब कुछ बहुत तेजी से बदलकर, अपने पुराने मैनेजर की नकल करके, कठिन बातचीत से बचकर, या टीम के साथ बहुत ज्यादा दोस्ताना व्यवहार करके विश्वास को नुकसान पहुंचाते हैं क्योंकि नेतृत्व को असहज महसूस होता है।
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पहले 30 दिन ही माहौल तय करते हैं। इसलिए नहीं कि आपको परफेक्ट होना है, बल्कि इसलिए कि लोग देख रहे हैं कि आप किस तरह के सुपरवाइजर बन रहे हैं।
संक्षिप्त उत्तर: एक नए सुपरवाइजर को सबसे पहले क्या करना चाहिए?
एक नए सुपरवाइजर को काम को समझना चाहिए, अपेक्षाओं को स्पष्ट करना चाहिए, टीम के सदस्यों से व्यक्तिगत रूप से मिलना चाहिए, मौजूदा समस्याओं को समझना चाहिए, संचार के नियम निर्धारित करने चाहिए, मानकों की रक्षा करनी चाहिए, महत्वपूर्ण मुद्दों का दस्तावेजीकरण करना चाहिए और कामकाज को समझने से पहले बड़े बदलाव करने से बचना चाहिए।
सीआईपीडी द्वारा मानव संसाधन प्रबंधकों के लिए जारी दिशानिर्देश, बेहतर प्रदर्शन प्रबंधन को स्पष्ट लक्ष्यों, प्रतिक्रिया, समर्थन, जवाबदेही और नियमित बातचीत से जोड़ते हैं। यही पर्यवेक्षण का आधार है।
1. बदलाव करने से पहले सीखें
अपनी नई सोच के बारे में भाषण लेकर मत आइए।
शुरुआती कुछ दिन काम की प्रगति को ध्यान से देखें। कार्य कहाँ अटक जाते हैं? किसके पास गुप्त ज्ञान होता है? कौन सी प्रक्रिया किसी एक व्यक्ति के कुछ याद रखने पर निर्भर करती है? कौन सी शिकायत बार-बार सामने आती है?
उन बातों को लिख लें। पहली छाप से ज्यादा महत्वपूर्ण व्यवहारिक रुझान होते हैं।
2. टीम के प्रत्येक सदस्य से ठीक से मिलें
संक्षिप्त व्यक्तिगत बातचीत करें।
तीन व्यावहारिक प्रश्न पूछें: क्या चीज़ें अच्छी तरह से काम करती हैं, क्या चीज़ें आपको धीमा करती हैं, और एक पर्यवेक्षक के रूप में आपको मुझसे क्या चाहिए?
कमरे में तुरंत समाधान का वादा न करें। पहले सुनें। यदि आप जल्दबाजी में वादा करते हैं और उसे पूरा नहीं कर पाते, तो काम शुरू होने से पहले ही आपका भरोसा टूट जाता है।
3. अपने मैनेजर की अपेक्षाओं को स्पष्ट करें।
नए पर्यवेक्षक अक्सर केवल नीचे की ओर ही ध्यान केंद्रित करते हैं।
आपको यह भी समझना होगा कि आपका मैनेजर आपसे क्या अपेक्षा रखता है। प्राथमिकताओं, रिपोर्टिंग, निर्णय लेने के अधिकार, शिकायत निवारण नियमों, प्रदर्शन मानकों और 30, 60 और 90 दिनों के बाद सफलता का क्या अर्थ होना चाहिए, इस बारे में पूछें।
यदि आपकी अपनी अपेक्षाएं अस्पष्ट हैं, तो आप उस अस्पष्टता को टीम तक पहुंचा देंगे।
4. संचार के नियम निर्धारित करें
जब टीमों को यह नहीं पता होता कि सुपरवाइजर से कैसे संपर्क किया जाए या किस मामले को आगे बढ़ाने की आवश्यकता है, तो उनका समय बर्बाद होता है।
बुनियादी नियम निर्धारित करें। ईमेल द्वारा क्या भेजा जाना चाहिए? किस बात के लिए कॉल की आवश्यकता है? हैंडओवर में क्या शामिल होना चाहिए? शिफ्ट ब्रीफिंग तक क्या इंतजार कर सकता है? किन बातों का दस्तावेजीकरण अनिवार्य है?
यह नौकरशाही नहीं है। यह दबाव नियंत्रण है।
5. सुरक्षित महसूस करने के लिए टीम के दोस्त न बनें
आप अस्पष्ट हुए बिना भी स्नेहपूर्ण व्यवहार कर सकते हैं।
कई नए सुपरवाइज़र ज़रूरत से ज़्यादा सुधार करने की कोशिश करते हैं क्योंकि वे नहीं चाहते कि टीम को लगे कि वे बदल गए हैं। वे सुधार से बचते हैं, गपशप में शामिल हो जाते हैं, या छोटे-मोटे मानकों को नज़रअंदाज़ कर देते हैं।
दो सप्ताह तक तो सब कुछ आसान लगता है। फिर पहली असली समस्या सामने आती है और किसी को नहीं पता होता कि सीमा रेखा कहाँ है।
6. दिखाई देने वाली किसी एक समस्या का समाधान करें
हर चीज को ठीक करने की कोशिश मत करो।
टीम को हर दिन होने वाली किसी एक छोटी समस्या को चुनें: जैसे कि गलत हैंडओवर प्रारूप, अस्पष्ट रोस्टर नोट, गायब चेकलिस्ट, बार-बार स्टॉक जारी होना, या अव्यवस्थित अनुमोदन प्रक्रिया। इसे ठीक से हल करें।
एक छोटा सा प्रत्यक्ष सुधार एक बड़े वादे की तुलना में अधिक विश्वास पैदा करता है।
7. शुरुआत में ही दस्तावेज़ीकरण शुरू करें
दस्तावेजीकरण निष्पक्षता की रक्षा करता है।
उपस्थिति संबंधी समस्याओं, प्रदर्शन संबंधी चिंताओं, कोचिंग संबंधी बातचीत, ग्राहक शिकायतों, प्रशिक्षण की कमियों और अच्छे कार्यों के बारे में नोट्स रखें। केवल गलतियाँ होने पर ही दस्तावेज़ न बनाएं।
जब समीक्षा का समय आए, तो हमारे जैसी निष्पक्ष संरचना का उपयोग करें। निःशुल्क प्रदर्शन समीक्षा टेम्पलेट.
8. प्रतिक्रिया देना सीखें
अब फीडबैक लेना आपके काम का हिस्सा है।
तथ्यों का प्रयोग करें। व्यवहार का नाम बताएं। प्रभाव की व्याख्या करें। अपेक्षित मानक बताएं। अगली कार्रवाई पर सहमति बनाएं।
“अधिक पेशेवर बनें” फीडबैक नहीं है। “ग्राहकों के सामने रोस्टर संबंधी शिकायतों पर चर्चा न करें। ब्रीफिंग के बाद उन्हें मेरे पास लाएँ ताकि हम समस्या की ठीक से जाँच कर सकें” फीडबैक है।
9. बिना किसी नाटकीयता के मानकों की रक्षा करें
पर्यवेक्षण अक्सर मानक नियंत्रण होता है।
उपस्थिति, साफ-सफाई, सुरक्षा, कार्यभार सौंपना, ग्राहक प्रतिक्रिया, सटीकता, समयसीमा और सम्मान। यदि आप इन छोटे मानकों की अनदेखी करते हैं, तो टीम को पता चल जाता है कि कौन से नियम वैकल्पिक हैं।
शुरुआत में ही और शांति से अपनी गलती सुधारें। आपको ऊंची आवाज में बोलने की जरूरत नहीं है। आपको निरंतरता बनाए रखने की जरूरत है।
10. अभिभूत होने से पहले ही सहायता मांगें
नए सुपरवाइजर अक्सर अपनी समस्याओं को छिपाते हैं क्योंकि उन्हें लगता है कि मदद मांगना उन्हें कमजोर बना देगा।
ऐसा नहीं है। मुश्किल बातचीत, प्रदर्शन संबंधी समस्याओं, नीतिगत सवालों और टीम के अंदर होने वाले मतभेदों के लिए अपने मैनेजर या मानव संसाधन विभाग से मदद लें। जोखिम भरा सुपरवाइजर वह नहीं होता जो सवाल पूछता है, बल्कि वह होता है जो अंदाज़ा लगाता है।
आपके पहले 30 दिन: एक व्यावहारिक योजना
पहले सात दिनों तक ध्यान से सुनें और काम का खाका तैयार करें। जानें कि कौन क्या करता है, कौन से काम सबसे ज़्यादा असफल होते हैं, टीम आपसे क्या उम्मीद करती है और आपका मैनेजर सबसे पहले क्या ठीक करवाना चाहता है।
आठवें से पंद्रहवें दिन तक छोटी संरचना पर ध्यान केंद्रित करें। कार्यभार सौंपने के नियमों, बैठकों की नियमितता, प्रतिक्रिया समय और तत्काल मुद्दों को उठाने के तरीके की पुष्टि करें। पूरी टीम को पुनर्गठित न करें। हर सप्ताह लोगों को होने वाली उलझनों को दूर करें।
दिन 16 से 23 तक फीडबैक पर ध्यान दें। उत्कृष्ट कार्य के लिए विशिष्ट उदाहरणों के साथ लोगों को धन्यवाद दें। छोटी-मोटी समस्याओं को बढ़ने से पहले ही निजी तौर पर सुलझा लें। सीधी और निष्पक्ष बातचीत की आदत विकसित करना शुरू करें।
24 से 30 दिन सबूत जुटाने पर केंद्रित होने चाहिए। समीक्षा करें कि क्या बदला, क्या अभी भी अस्पष्ट है, और आपको अपने प्रबंधक से किस प्रकार के समर्थन की आवश्यकता है। इसे लिख लें। आपका पहला महीना सिर्फ एक भावना नहीं, बल्कि एक रिकॉर्ड छोड़ना चाहिए।
नए पर्यवेक्षकों द्वारा की जाने वाली गलतियाँ
पहली गलती है बहुत जल्दी अपनी अधिकारिता साबित करने की कोशिश करना। दूसरी गलती है अधिकारिता से बचना क्योंकि आप चाहते हैं कि हर कोई आपको पसंद करे।
दोनों से समस्याएं उत्पन्न होती हैं।
अगर आप बहुत ज्यादा दबाव डालते हैं, तो लोग आपको सच बताना बंद कर देते हैं। अगर आप बहुत ज्यादा दोस्ताना व्यवहार करते हैं, तो लोग आपकी सीमाओं को परखने लगते हैं। बीच का रास्ता शांत और स्थिर रहना है। मानक स्पष्ट करें। निष्पक्ष रूप से लागू करें। क्रोध दिखाए बिना अपने वादे को पूरा करें।
एक और गलती यह है कि आप हर समस्या का बोझ खुद पर ले लेते हैं। सुपरवाइजर टीम के सारे तनाव को झेलने वाला नहीं होता। आपको अपनी भूमिका के दायरे में आने वाली समस्याओं को हल करना होगा, उच्च अधिकारियों को सूचित करना होगा और कर्मचारियों को उनकी जिम्मेदारियों को निभाने के लिए प्रशिक्षित करना होगा।
इस तरह आप बिना थके भरोसेमंद बन सकते हैं।
पहले दिन से किन चीजों पर नज़र रखनी है
नए पर्यवेक्षकों को शुरू से ही सरल नोट्स रखने चाहिए।
बार-बार होने वाले कार्यभार हस्तांतरण में अंतराल, अनुपस्थिति के पैटर्न, समय सीमा चूकने, प्रशिक्षण की आवश्यकता, ग्राहक शिकायतों, सुरक्षा संबंधी चिंताओं और उत्कृष्ट कार्य के उदाहरणों पर नज़र रखें। नोट्स तथ्यात्मक होने चाहिए। राय से ज़्यादा तारीखें, कार्य और उनका प्रभाव मायने रखते हैं।
इससे निष्पक्षता बनी रहती है। जब आप किसी की प्रशंसा करते हैं, तो आप उसके योगदान का उल्लेख कर सकते हैं। जब आप किसी को सुधारते हैं, तो आप उस प्रक्रिया का उदाहरण दे सकते हैं। जब आपका प्रबंधक आपसे पूछता है कि टीम कैसा प्रदर्शन कर रही है, तो आप मनोदशा बताने के बजाय सबूतों के साथ जवाब दे सकते हैं।
अपनी पहली कठिन बातचीत को कैसे संभालें
आपकी पहली कठिन बातचीत नाटकीय होने की आवश्यकता नहीं है।
निजी तौर पर बात करें। व्यवहार का नाम बताएं। उसके प्रभाव को समझाएं। उनका दृष्टिकोण पूछें। अगली कार्रवाई पर सहमति बनाएं। अनुवर्ती कार्रवाई की पुष्टि करें। पांच मुद्दों को एक साथ इकट्ठा करके न बताएं।
शुरुआत में ही शांतिपूर्वक सुधार करना, हफ्तों की चुप्पी के बाद दी जाने वाली औपचारिक चेतावनी से कहीं अधिक सौम्य होता है।
उपयोगी स्रोत
- सीआईपीडी: प्रदर्शन प्रबंधन के लिए प्रबंधक मार्गदर्शिका
- सीआईपीडी: प्रदर्शन प्रबंधन तथ्यपत्र
- O*NET: सामाजिक और चिंतन कौशल
- वाकई: पहली बार प्रबंधक बनने वालों के लिए उपयोगी सुझाव
- एकास: लोगों का प्रबंधन
सामान्य प्रश्न
सुपरवाइजर बनने का सबसे कठिन हिस्सा क्या है?
सबसे मुश्किल काम है खुद काम करने की बजाय दूसरों से काम करवाना और साथ ही निष्पक्ष मानकों को बनाए रखना।
क्या नए सुपरवाइजर को तुरंत बदलाव करने चाहिए?
केवल सुरक्षा, अनुपालन या अत्यावश्यक सेवा संबंधी समस्या होने पर ही बदलाव करें। अन्यथा, बदलाव करने से पहले कार्यशैली को अच्छी तरह समझ लें।
एक नया सुपरवाइजर सम्मान कैसे अर्जित कर सकता है?
लगातार बने रहें, ध्यान से सुनें, काम को पूरा करें, निष्पक्ष रूप से सुधार करें और गपशप या पक्षपात से बचें।
अधिक सहायता के लिए, पढ़ें पहली बार पर्यवेक्षक बनने वालों के लिए सलाह या हमारी यात्रा कैरियर उपकरण.
टीम को आपसे पर्यवेक्षक की तरह व्यवहार करने की आवश्यकता नहीं है। उन्हें आपसे एक ऐसे व्यक्ति के रूप में काम करने की आवश्यकता है जिस पर वे भरोसा कर सकें।
