यूएई मानव संसाधन अनुपालन चेकलिस्ट: 8 ऐसे बिंदु जो MOHRE दंड को जन्म देते हैं
मैं MOHRE निरीक्षकों के सामने अनगिनत बार बैठ चुका हूँ। और मैं आपको यह बता सकता हूँ: वे कभी भी पहले से फोन नहीं करते।
वे अंदर आते हैं। वे फाइलें मांगते हैं। वे सब कुछ जांचते हैं। अगर आपके रिकॉर्ड अव्यवस्थित हैं, तो बातचीत बहुत जल्दी असहज हो जाती है।
खाड़ी क्षेत्र में हॉस्पिटैलिटी प्रॉपर्टीज़ में 20 वर्षों तक मानव संसाधन विभाग संभालने के बाद, मैं अक्सर देखता हूँ कि लोग उन्हीं आठ क्षेत्रों में गलती करते हैं। ऐसा इसलिए नहीं कि मानव संसाधन प्रबंधक लापरवाह हैं, बल्कि इसलिए कि तीन प्रॉपर्टीज़ में फैले 600 कर्मचारियों, 40 अलग-अलग देशों के नागरिकों और एक दर्जन वीज़ा श्रेणियों पर नज़र रखना वाकई मुश्किल काम है। गलतियाँ हो ही जाती हैं।
इसलिए मैंने इसे लिख लिया। पाठ्यपुस्तक के अभ्यास के रूप में नहीं। बल्कि एक व्यावहारिक उपकरण के रूप में, जिसका उपयोग आप हर महीने के पहले सोमवार को यह सुनिश्चित करने के लिए कर सकते हैं कि कोई भी काम अधूरा न रह जाए।
1. रोजगार अनुबंध और प्रस्ताव पत्र
मैंने ऐसी स्थिति कम से कम एक दर्जन बार देखी है। एक उम्मीदवार को ऑफर लेटर मिलता है जिसमें आवास भत्ता, परिवहन और वार्षिक हवाई यात्रा का वादा किया जाता है। बहुत बढ़िया। वे हस्ताक्षर करते हैं। काम शुरू करते हैं। छह महीने बाद, वे शिकायत दर्ज कराते हैं क्योंकि उनके MOHRE-पंजीकृत अनुबंध में इनमें से कोई भी लाभ नहीं दिखता।
ऑफर लेटर में कुछ और लिखा था। रजिस्टर्ड कॉन्ट्रैक्ट में कुछ और। और अब आपके सामने अनुपालन की समस्या और एक नाराज़ कर्मचारी, दोनों ही मौजूद हैं।
सुनिश्चित करें कि प्रत्येक कर्मचारी के पास हस्ताक्षरित, MOHRE-पंजीकृत अनुबंध हो। अनुबंध का प्रकार सही हो (2021 के संघीय अध्यादेश-कानून संख्या 33 के तहत 2022 के अद्यतन के अनुसार सीमित या असीमित)। सत्यापित करें कि अनुबंध में उल्लिखित पद का नाम, वेतन और लाभ प्रस्ताव पत्र से शब्दशः मेल खाते हों। और परिवीक्षा अवधि स्पष्ट रूप से बताई गई हो। अधिकतम अवधि छह महीने है। कोई अपवाद नहीं।
2. वीज़ा और वर्क परमिट अनुपालन
एक वीज़ा की समय सीमा समाप्त हो जाना। बस इतना ही काफी है कंपनी की पूरी जांच शुरू करने के लिए।
कुछ साल पहले मेरे साथ एक ऐसी घटना हुई थी, जिसमें हाउसकीपिंग विभाग के एक कर्मचारी का वीज़ा गुरुवार को समाप्त हो रहा था। रविवार तक, निरीक्षकों ने इमारत की हर फाइल की जाँच शुरू कर दी थी। सिर्फ़ उस एक कर्मचारी की नहीं, बल्कि सभी कर्मचारियों की।
जोखिम केवल मौजूदा कर्मचारियों तक ही सीमित नहीं है। यह नौकरी छोड़ने वालों के लिए भी है। जब कोई व्यक्ति इस्तीफा देता है या उसे बर्खास्त किया जाता है, तो उसका वीज़ा 14 दिनों के भीतर रद्द किया जाना चाहिए। देरी होने पर ऑडिटर तुरंत इसका पता लगा लेते हैं। वीज़ा नवीनीकरण की प्रक्रिया समाप्ति से कम से कम 60 दिन पहले शुरू करें। इसे अपने कैलेंडर में शामिल करें। और किसी भी परिस्थिति में किसी को भी विज़िट वीज़ा पर काम करने की अनुमति न दें।
3. वेतन संरक्षण प्रणाली (डब्ल्यूपीएस)
यह तो बिल्कुल सीधा-सादा मामला है। इसमें ज़ीरो टॉलरेंस है।
प्रत्येक दिरहम WPS द्वारा अनुमोदित बैंकिंग चैनल के माध्यम से जाता है। वेतन का विवरण MOHRE में पंजीकृत अनुबंध में दिए गए विवरण से मेल खाना चाहिए। यदि अनुबंध में AED 5,000 मूल वेतन और AED 2,000 आवास भत्ता लिखा है, तो WPS हस्तांतरण में ठीक यही दर्शाया जाना चाहिए, न कि AED 7,000 एकमुश्त। वेतन का विवरण महत्वपूर्ण है।
वेतन नियत तारीख से 15 दिनों के भीतर मिलना चाहिए। एक दिन की देरी? यह उल्लंघन है। कई कर्मचारियों के वेतन में देरी? यह कंपनी द्वारा प्रतिबंध का कारण बन सकता है। मैंने कई संगठनों को इसके लिए ब्लैकलिस्ट होते देखा है। यह कोई सैद्धांतिक बात नहीं है।
4. सेवा समाप्ति पर मिलने वाली ग्रेच्युटी
गणना तो सीधी-सादी है, लेकिन पांच साल पूरे होने पर होने वाला बदलाव लोगों को उलझन में डाल देता है।
सेवा के पहले पांच वर्षों के लिए, एक कर्मचारी को प्रति वर्ष 21 कैलेंडर दिनों का मूल वेतन मिलता है। पांच वर्षों के बाद, यह बढ़कर 30 कैलेंडर दिन हो जाता है। कुल वेतन दो वर्षों के वेतन से अधिक नहीं हो सकता। भुगतान अनुबंध समाप्त होने के 14 दिनों के भीतर किया जाना चाहिए।
मुझे गलतियाँ लंबे समय से कार्यरत कर्मचारियों के मामले में नज़र आती हैं। जो कर्मचारी आठ साल से आपके साथ काम कर रहा है, वह दोनों तरह की गणनाओं में आता है। अगर आप इस अंतर को गलत तरीके से मापते हैं, तो या तो आप कम भुगतान करेंगे (कानूनी जोखिम) या ज़्यादा भुगतान करेंगे (बजट जोखिम)। दोनों ही स्थितियाँ ठीक नहीं हैं। एक कैलकुलेटर बना लें। हर तीन महीने में इसकी दोबारा जाँच करें।
5. कार्य समय और अवकाश
सामान्य कार्य घंटे प्रतिदिन 8 घंटे और प्रति सप्ताह 48 घंटे हैं। रमज़ान के दौरान, प्रत्येक कर्मचारी को 2 घंटे की छूट मिलती है। केवल रोज़ा रखने वालों को ही नहीं, बल्कि सभी को।
छुट्टी के मामले में छोटी-छोटी गलतियाँ ही भारी पड़ जाती हैं। वार्षिक छुट्टी एक वर्ष की सेवा के बाद 30 कैलेंडर दिनों की होती है। बीमारी की छुट्टी 90 दिनों की होती है: पहले 15 दिनों के लिए पूरा वेतन, अगले 30 दिनों के लिए आधा वेतन, और फिर शेष 45 दिनों के लिए अवैतनिक छुट्टी। मातृत्व अवकाश 60 दिनों का होता है, जिसमें से 45 दिनों के लिए पूरा वेतन और 15 दिनों के लिए आधा वेतन मिलता है।
होटलों में मुझे जो समस्या दिखती है, वह यह है कि परिचालन दबाव के कारण प्रबंधक चुपचाप कर्मचारियों को छुट्टी लेने से हतोत्साहित करते हैं। कर्मचारी अपनी छुट्टी का लाभ नहीं उठाते। महीनों बाद, वे इस्तीफा दे देते हैं, और कंपनी को छुट्टी के बकाया भुगतान की भारी रकम चुकानी पड़ती है। इसका मासिक हिसाब रखें। इस बारे में शुरू में ही बातचीत शुरू करें।
6. अमीरातीकरण लक्ष्य
यहां जुर्माना काफी भारी है। हर उस कर्मचारी के लिए 72,000 ऑस्ट्रेलियाई डॉलर का जुर्माना है जो किसी भी अमीराती नागरिक को भर्ती नहीं करता है। यह 2024 की दर है और यह उन कंपनियों पर लागू होती है जिनमें 50 या उससे अधिक कुशल कर्मचारी हैं और जो 2% वार्षिक वृद्धि के लक्ष्य को पूरा करने में विफल रहती हैं।
MOHRE इसे नफीस पोर्टल के माध्यम से ट्रैक करता है। जुर्माना स्वतः लागू हो जाता है। इसमें कोई बातचीत, कोई मोहलत या अपील प्रक्रिया नहीं है जिससे आपको समय मिल सके।
अपने नाफ़िस पंजीकरण को अद्यतन रखें। अपनी जीसीसी राष्ट्रीय विकास योजनाओं का दस्तावेजीकरण करें। त्रैमासिक रिपोर्ट समय पर जमा करें। और अमीराती कर्मचारियों के लिए वास्तविक विकास के रास्ते बनाएं, न कि दिखावटी नियुक्तियाँ। मैंने अपनी सभी संपत्तियों में जीसीसी नागरिकों के लिए 80% पदोन्नति दर हासिल की है। इसके लिए निरंतर प्रयास की आवश्यकता होती है, लेकिन यह संभव है।
7. स्वास्थ्य, सुरक्षा और बीमा
अबू धाबी और दुबई में चिकित्सा बीमा अनिवार्य है। बस। प्रत्येक कर्मचारी के पास वैध बीमा कवरेज होना आवश्यक है।
जिन संपत्तियों में बाहरी कामगार (पूल, बागवानी, वैलेट) कार्यरत हैं, उनके लिए जून से सितंबर के बीच दोपहर 12:30 से 15:00 बजे तक का अवकाश अनिवार्य है। निरीक्षक इस पर नज़र रखते हैं। जुर्माना भारी है।
कार्यस्थल पर चोट लगने की सूचना देना आमतौर पर अनौपचारिक प्रक्रिया होती है, जब तक कि कोई गंभीर घटना न घट जाए। इसे पहले दिन से ही ठीक से दस्तावेज़ में दर्ज करें। एक स्पष्ट प्रक्रिया बनाएं। अपने पर्यवेक्षकों को इसके बारे में प्रशिक्षित करें।
8. कर्मचारी अभिलेख एवं दस्तावेज़ीकरण
यदि MOHRE आपसे कार्मिक फ़ाइल मांगता है, तो आपके पास 24 घंटे हैं। फ़ाइल ढूंढने और उसमें मौजूद जानकारियों को भरने के लिए 24 घंटे नहीं, बल्कि पूरी फ़ाइल सौंपने के लिए 24 घंटे।
इसका मतलब है कि प्रत्येक कर्मचारी की फाइल में ये दस्तावेज होने चाहिए: हस्ताक्षरित अनुबंध, वीजा की प्रति, अमीरात आईडी, पासपोर्ट की प्रति और बीमा कार्ड। नौकरी छोड़ने वाले कर्मचारियों के लिए, त्यागपत्र या बर्खास्तगी सूचना, अंतिम निपटान राशि और वीजा रद्द होने की पुष्टि भी शामिल करें।
मैं अपनी तीनों संपत्तियों में तिमाही आधार पर फाइलों की जांच करता हूं। यादृच्छिक नमूना। प्रत्येक संपत्ति से दस फाइलें। अगर एक भी फाइल अधूरी पाई जाती है, तो हम पूरे विभाग की जांच करते हैं। यह सुनने में सख्त लग सकता है, लेकिन यह कारगर है।
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मैंने इस लेख को एक पेज की पीडीएफ फाइल में बदल दिया है जिसे आप प्रिंट करके अपने ऑफिस की दीवार पर लगा सकते हैं। इसमें सभी 8 खंड, सत्यापन से संबंधित सभी बिंदु और जुर्माने से संबंधित नोट्स शामिल हैं। [यहाँ ईमेल ऑप्ट-इन फॉर्म का लिंक डालें]
इसे एक प्रणाली बनाओ
अनुपालन कोई परियोजना नहीं है। यह एक आदत है।
जिन कंपनियों पर जुर्माना नहीं लगता, वे वे कंपनियां नहीं हैं जिनके मानव संसाधन विभाग सबसे बड़े हैं। वे वे कंपनियां हैं जो नियमित रूप से जांच करती हैं। हर महीने के पहले सोमवार को। सभी आठ क्षेत्रों की जांच करें। 100% से कम स्कोर होने पर तुरंत चिह्नित करें। एक नाम और समय सीमा निर्धारित करें। दो सप्ताह बाद दोबारा जांच करें।
बस इतना ही। किसी सॉफ्टवेयर की आवश्यकता नहीं। किसी सलाहकार की आवश्यकता नहीं। केवल अनुशासन।
