Szablon polityki kadrowej: 8 podstawowych zasad + przewodnik zgodności z przepisami ZEA
Szablon polityki kadrowej: 8 podstawowych zasad + przewodnik zgodności z przepisami ZEA
Firma bez pisemnej polityki kadrowej rozstrzyga spory na pamięć. Gdy dwóch menedżerów pamięta przepis inaczej lub pracownik kwestionuje decyzję, brak pisemnej polityki sprawia, że rozwiązanie sporu jest praktycznie niemożliwe. Co gorsza, naraża na ryzyko prawne na mocy prawa pracy w Zjednoczonych Emiratach Arabskich.
W tym przewodniku znajdziesz osiem niezbędnych szablonów zasad HR dla przedsiębiorstw w Zjednoczonych Emiratach Arabskich, listę kontrolną zgodności zgodną z federalnym dekretem-ustawą nr 33 z 2021 r. oraz strukturę, którą każda organizacja może dostosować i wykorzystać już dziś.
Problem: Większość firm ma politykę, ale nie ma systemu polityki
Wiele organizacji ma polityki kadrowe ukryte w podręczniku dla pracowników, ostatnio aktualizowanym lata temu. Nowi pracownicy nigdy ich nie otrzymują. Menedżerowie interpretują je różnie w różnych działach. W przypadku sporu nikt nie jest w stanie znaleźć właściwej wersji.
System polityk to nie tylko dokument. To żywe ramy, które pracownicy rozumieją, menedżerowie konsekwentnie stosują, a dział HR regularnie je aktualizuje. Bez tego systemu nawet najstaranniej spisane polityki stają się bezwartościowe.
W Zjednoczonych Emiratach Arabskich źle utrzymane lub brakujące polisy są częstym powodem skarg do MOHRE. Jeśli pracodawca nie może przedstawić pisemnego dowodu na istnienie polityki, o której poinformowano pracownika, zazwyczaj to on rozstrzyga sprawę.
Co sprawia, że polityka HR jest dobra?
Silna polityka kadrowa składa się z pięciu elementów:
Cel: Dlaczego wprowadzono tę politykę?
Zakres: Kogo to dotyczy?
Procedura: Jakie kroki należy podjąć?
Obowiązki: Do kogo należy przestrzeganie przepisów?
Konsekwencje: Co się stanie, jeśli zasady zostaną naruszone?
Polityki bez wszystkich pięciu elementów są niekompletne. Stwarzają one pole do sporów interpretacyjnych i egzekwowania.
8 niezbędnych szablonów polityki kadrowej
Polityka 1: Polityka urlopów i nieobecności
Cel: Aby upewnić się, że wszyscy pracownicy rozumieją swoje uprawnienia urlopowe oraz procedurę wnioskowania o urlop i jego rejestrowania.
Coroczny urlop wypoczynkowy: Pracownikom przysługuje [X] dni kalendarzowych płatnego urlopu wypoczynkowego w ciągu roku, naliczanego od dnia zatrudnienia. Wnioski należy składać z [X]-dniowym wyprzedzeniem za pośrednictwem [system/formularz].
Zwolnienie lekarskie: Zgodnie z artykułem 31 Prawa Pracy Zjednoczonych Emiratów Arabskich, pracownicy mają prawo do 90 dni zwolnienia chorobowego rocznie: 15 dni płatnych w całości, 30 dni płatnych w połowie i 45 dni bezpłatnych. Zaświadczenie lekarskie jest wymagane od pierwszego dnia nieobecności.
Nieusprawiedliwiona nieobecność: Nieobecność bez powiadomienia lub zgody podlega karze dyscyplinarnej. Powtarzające się nieusprawiedliwione nieobecności mogą skutkować zwolnieniem bez prawa do świadczeń z tytułu zakończenia służby zgodnie z artykułem 44 federalnego dekretu-ustawy nr 33 z 2021 r.
Odpowiedzialność: Przełożeni liniowi zatwierdzają urlopy. Dział HR prowadzi dokumentację. Dział płac jest powiadamiany o wszelkich zmianach w wynagrodzeniach.
Polityka 2: Polityka dyscyplinarna
Cel: Ustanowienie uczciwej, spójnej i zgodnej z prawem procedury rozwiązywania problemów związanych z wydajnością i postępowaniem.
Etapy progresywnej dyscypliny:
1. Ostrzeżenie ustne (zapisane w aktach HR)
2. Pierwsze pisemne ostrzeżenie
3. Ostateczne pisemne ostrzeżenie
4. Rozwiązanie umowy (z wypowiedzeniem lub bez, w zależności od stopnia zaawansowania)
Rażące naruszenie obowiązków: Następujące przestępstwa mogą skutkować natychmiastowym zwolnieniem z pracy bez wypowiedzenia: kradzież, oszustwo, przemoc, poważne nękanie, naruszenie poufności i wszelkie działania zabronione na mocy artykułu 44 Prawa pracy Zjednoczonych Emiratów Arabskich.
Proces: Wszystkie działania dyscyplinarne muszą być dokumentowane na standardowym formularzu firmy. Pracownik musi mieć możliwość udzielenia odpowiedzi przed podjęciem jakichkolwiek formalnych działań.
Prawo apelacji: Pracownicy mogą odwołać się od decyzji dyscyplinarnej w ciągu [X] dni roboczych, składając pisemny wniosek do działu kadr.
Polityka 3: Polityka przeciwdziałania nękaniu i zasadom postępowania w miejscu pracy
Cel: Utrzymywać bezpieczne, pełne szacunku i integracyjne miejsce pracy dla wszystkich pracowników, bez względu na narodowość, płeć, religię lub inne cechy.
Zero tolerancji: Firma nie toleruje żadnych form nękania, dyskryminacji, zastraszania ani prześladowania. Dotyczy to wszystkich pracowników, kontrahentów, klientów i gości.
Raportowanie: Pracownicy, którzy doświadczyli lub byli świadkami nękania, muszą zgłosić to do działu HR lub swojego przełożonego. Poufny kanał zgłaszania jest dostępny pod adresem [email/link]. Wszystkie zgłoszenia są rozpatrywane w ciągu [X] dni roboczych.
Odwet: Odwet wobec osoby, która w dobrej wierze zgłosiła problem, stanowi wykroczenie dyscyplinarne. Odwet będzie traktowany tak samo poważnie, jak pierwotne wykroczenie.
Zgodność z przepisami ZEA: Polityka ta jest zgodna z prawem pracy Zjednoczonych Emiratów Arabskich oraz federalną ustawą antydyskryminacyjną (ustawa federalna nr 2 z 2015 r.).
Polityka 4: Polityka emiratyzacji i nacjonalizacji
Cel: Przedstawienie zaangażowania firmy w rekrutację, zatrzymanie i rozwój obywateli ZEA zgodnie z celami MOHRE.
Cel: Firma osiągnie i utrzyma [X]% emiratyzacji na wszystkich stanowiskach, zgodnie z obecnymi wymogami Ministerstwa Zdrowia i Opieki Społecznej (MOHRE). Firmy z sektora prywatnego zatrudniające 50 lub więcej pracowników są zobowiązane do zwiększania liczby pracowników w Emiratach o 2% rocznie, aż do osiągnięcia 10% do 2026 roku.
Priorytet rekrutacji: Dział HR będzie aktywnie poszukiwać kandydatów z ZEA na wszystkie wolne stanowiska. Oferty pracy będą publikowane w NAFIS i na odpowiednich platformach rekrutacyjnych w Emiratach Arabskich, a następnie będą ogłaszane na zewnątrz.
Rozwój: Pracownicy z Emiratów będą mieli dostęp do zorganizowanej ścieżki rozwoju, obejmującej mentoring, szkolenia zawodowe i 12-miesięczny plan rozwoju kariery.
Raportowanie: Dział kadr będzie kwartalnie raportował dane dotyczące emiratyzacji do MOHRE za pośrednictwem portalu Tawteen. Nieprzestrzeganie tych zasad może skutkować karami finansowymi.
Polityka 5: Polityka dotycząca okresu próbnego i potwierdzenia
Cel: Określenie oczekiwań, wsparcia i procesu oceny w okresie próbnym.
Czas trwania: Standardowy okres próbny wynosi [X] miesięcy. Zgodnie z prawem pracy obowiązującym w Zjednoczonych Emiratach Arabskich nie może on przekroczyć 6 miesięcy.
Review: Ocena w połowie okresu próbnego odbędzie się za [X] tygodni. Ocena końcowa odbędzie się [X] tygodni przed końcem okresu próbnego. Pracownicy otrzymają pisemną informację zwrotną na każdym etapie.
Zakończenie umowy w okresie próbnym: Każda ze stron może rozwiązać umowę w trakcie okresu próbnego, składając pisemne wypowiedzenie z 14-dniowym wyprzedzeniem (lub 30-dniowym, jeśli pracownik rozpoczyna pracę u innego pracodawcy w Zjednoczonych Emiratach Arabskich).
Potwierdzenie: Pomyślny okres próbny skutkuje wysłaniem listu potwierdzającego w ciągu [X] dni roboczych od przeprowadzenia przeglądu. List będzie zawierał wszelkie aktualizacje warunków lub obowiązków.
Polityka 6: Polityka pracy zdalnej i elastycznej
Cel: Przedstawienie podejścia firmy do pracy zdalnej, hybrydowych rozwiązań i elastycznych godzin pracy.
Wybieralność: Pracownicy, którzy przepracowali [X] miesięcy i których rola pozwala na pracę poza siedzibą firmy, mogą pracować zdalnie lub w elastycznych warunkach.
Podanie: Pracownicy muszą złożyć wniosek o elastyczny czas pracy do działu HR, korzystając ze standardowego formularza. Wnioski są rozpatrywane w ciągu [X] dni roboczych.
Oczekiwania: Od pracowników zdalnych oczekuje się, że będą dostępni w godzinach pracy [od X:00 do X:00], będą uczestniczyć w zaplanowanych spotkaniach i utrzymywać wysoki standard pracy. Zasady bezpieczeństwa danych mają pełne zastosowanie w środowiskach pracy zdalnej.
Review: Elastyczne rozwiązania są weryfikowane co [X] miesięcy. Firma zastrzega sobie prawo do zmiany lub zakończenia rozwiązań w przypadku zmiany potrzeb operacyjnych.
Polityka 7: Polityka prywatności i poufności danych
Cel: W celu ochrony poufności danych pracowników, klientów i firmy zgodnie z ustawą Zjednoczonych Emiratów Arabskich o ochronie danych osobowych (dekret federalny nr 45 z 2021 r.).
Dane pracownika: Dane HR są dostępne wyłącznie dla upoważnionych pracowników HR i odpowiednich przełożonych. Dane dotyczące płac są ograniczone do działu finansowego i HR. Akta dyscyplinarne są przechowywane bezpiecznie i nie są ujawniane osobom trzecim bez uzasadnionego prawnie powodu.
Zobowiązanie do zachowania poufności: Wszyscy pracownicy są zobowiązani do zachowania poufności informacji dotyczących klientów, informacji handlowych i strategicznych. Obowiązek ten obowiązuje również po zakończeniu stosunku pracy przez okres [X] lat.
Wyłom: Nieautoryzowane ujawnienie poufnych danych jest wykroczeniem dyscyplinarnym i może skutkować natychmiastowym zwolnieniem na mocy artykułu 44 Prawa pracy Zjednoczonych Emiratów Arabskich.
Polityka 8: Polityka dotycząca zakończenia świadczenia usług i napiwków
Cel: Aby zapewnić przejrzyste, dokładne i terminowe obliczanie i wypłacanie odpraw emerytalnych zgodnie z prawem pracy obowiązującym w Zjednoczonych Emiratach Arabskich.
Obliczenia: Pracownicy, którzy przepracowali rok lub dłużej, mają prawo do odprawy emerytalnej. Obliczenia opierają się na 21 dniach wynagrodzenia zasadniczego rocznie przez pierwsze 5 lat i 30 dniach rocznie w kolejnych latach, maksymalnie do wysokości łącznego wynagrodzenia za 2 lata.
Odstępstwa: Pracownicy zwolnieni z powodu rażącego naruszenia obowiązków na podstawie artykułu 44 nie mają prawa do odprawy. Pracownicy, którzy zrezygnują z pracy przed upływem roku, tracą prawo do odprawy.
Płatność: Odprawa jest naliczana na podstawie ostatniego dnia roboczego i musi zostać wypłacona w ciągu [X] dni od daty rozwiązania umowy. Opóźnienia w płatnościach mogą skutkować karami prawnymi na mocy MOHRE.
Sprzeczanie się: Wszelkie spory dotyczące uprawnień do gratyfikacji należy zgłaszać do działu HR w ciągu [X] dni od daty ostatecznego rozliczenia.
Macierz priorytetów polityki HR: co napisać w pierwszej kolejności
| Polityka | Wymóg prawny | Priorytet | Ryzyko w przypadku braku |
|---|---|---|---|
| Polityka dyscyplinarna | Tak (MOHRE) | Krytyczny | Zakończenia uznane za arbitralne |
| Opuścić polisę | Tak (Prawo pracy) | Krytyczny | Spory dotyczące potrąceń z wynagrodzenia |
| Przeciwdziałanie nękaniu | Tak (prawo federalne) | Krytyczny | Roszczenia z tytułu odpowiedzialności cywilnej |
| Emiratyzacja | Tak (MOHRE) | Krytyczny | Kary finansowe MOHRE |
| Polityka napiwków | Tak (Prawo pracy) | Krytyczny | Spory dotyczące zakończenia usługi |
| Praca zdalna | Nie | Wysoki | Niespójna aplikacja |
| Prywatność danych | Tak (PDPL) | Wysoki | Odpowiedzialność za naruszenie danych |
| Polityka dotycząca okresu próbnego | Nie (najlepsza praktyka) | Średni | Spory dotyczące zakończenia okresu próbnego |
Jak przekazywać zasady pracownikom
Polityka, która leży w szafce na dokumenty, to nie polityka. To dokument. Różnica tkwi w komunikacji.
Podczas wdrażania: Każdy nowy pracownik powinien otrzymać egzemplarz podręcznika polityki kadrowej w pierwszym dniu pracy. Powinien podpisać formularz potwierdzający odbiór.
Po aktualizacjach: Każda istotna zmiana polityki musi zostać zakomunikowana wszystkim pracownikom, których ona dotyczy, na piśmie. W Zjednoczonych Emiratach Arabskich zmiany warunków zatrudnienia wymagają zgody pracownika.
Na szkoleniu: Kluczowe zasady, takie jak polityka dyscyplinarna i polityka przeciwdziałania mobbingowi, powinny być omawiane podczas szkoleń wprowadzających dla menedżerów co najmniej raz w roku.
Aby zapoznać się z pełną strukturą podręcznika dla pracowników, zobacz podręcznik dla pracownikówAby uzyskać informacje o zgodności z emiratyzacją i lokalizacją GCC, zapoznaj się z Zasób strategii emiratyzacji.
Pobierz bezpłatny pakiet szablonów polityki kadrowej
Pobierz kompletny pakiet ośmiu szablonów polis w formacie Word. Każda polisa zawiera wszystkie wymagane sekcje, uwagi dotyczące zgodności z przepisami ZEA oraz puste pola na dane dotyczące Twojej firmy.
[Pobierz: Pakiet szablonów polityki kadrowej (.docx)]
Aby zapoznać się z pełną biblioteką dokumentów HR, odwiedź darmowa kolekcja szablonów HR.
Najczęściej zadawane pytania
Czy polityka kadrowa jest wymagana prawnie w Zjednoczonych Emiratach Arabskich?
Niektóre elementy są prawnie wymagane na mocy federalnego dekretu-ustawy nr 33 z 2021 r., w tym udokumentowane procedury dyscyplinarne, uprawnienia urlopowe i warunki wypłaty odprawy emerytalnej. Inne to najlepsze praktyki. Wszystkie osiem zasad opisanych w tym przewodniku jest prawnie wymaganych lub zdecydowanie zalecanych w celu ograniczenia ryzyka.
Jak często należy dokonywać przeglądu polityki kadrowej?
Przejrzyj wszystkie zasady HR co najmniej raz w roku. Przeprowadź przegląd natychmiast po zmianie prawa pracy w Zjednoczonych Emiratach Arabskich, gdy liczba pracowników przekroczy kluczowe progi MOHRE (takie jak 50 pracowników w przypadku emiratyzacji) lub po poważnym sporze w dziale HR.
W jakim języku powinny być sporządzone polityki kadrowe?
W Zjednoczonych Emiratach Arabskich językiem urzędowym prawa jest język arabski. W organizacjach zatrudniających wielojęzyczną kadrę, należy tworzyć polityki zarówno w języku angielskim, jak i arabskim. W przypadku konfliktu, wersja arabska ma pierwszeństwo przed MOHRE.
Czy zasady te dotyczą pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin i pracowników kontraktowych?
Tak, w większości przypadków. Prawo pracy ZEA obejmuje pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze godzin oraz pracowników zatrudnionych w elastycznych formach zatrudnienia. W każdej polisie należy określić, jakie rodzaje zatrudnienia mają zastosowanie. Kontrahenci działający za pośrednictwem własnej firmy mogą mieć odrębne warunki umowy handlowej.
Jak postępować w przypadku pracownika, któremu nie przekazano kopii zasad?
Wydaj politykę z mocą wsteczną, potwierdzając ją podpisanym potwierdzeniem. Nie możesz egzekwować polityki, o której istnieniu pracownik nie wiedział. Właśnie dlatego dokumentacja wdrożeniowa jest tak ważna. W przypadku nowych pracowników upewnij się, że przekazanie polityki jest częścią standardowej listy kontrolnej wdrażania.
Czy polityka firmy może być nadrzędna w stosunku do prawa pracy obowiązującego w Zjednoczonych Emiratach Arabskich?
Nie. Polityka firmy musi być zgodna z prawem pracy ZEA jako standard minimalny. Polityka, która przyznaje pracownikom mniej niż im się prawnie należy, jest niewykonalna. Możesz zaoferować więcej niż wymaga prawo, ale nigdy mniej.
