给员工的警告信：5 个模板 + 经理决策流程图
给员工的警告信：适用于各种情况的 5 种模板
警告信是正式的书面记录，用于记录员工的绩效问题、不当行为或违反公司政策的行为。 它介于非正式谈话和解雇之间。一封好的警告信可以合法地保护您的组织，并明确告知员工需要做出哪些改变。如果没有妥善的记录，您将面临不当解雇索赔和合规违规的风险。
问题：为什么警告信很重要
大多数管理者都避免写警告信。他们觉得不自在，所以拖延时间，认为一次谈话就足够了。结果六个月后，员工声称自己根本不知道员工表现不佳。更糟糕的是，员工对解雇提出异议，而你却没有任何书面记录。
这种不满情绪并非空穴来风。在包括阿联酋在内的大多数司法管辖区，法律规定解雇员工必须有书面证据。如果没有事先发出警告信，仲裁委员会会认为你的解雇是任意的。由于你省略了书面证据，员工可能会赢得本应败诉的官司。
从实际操作层面来说，警告信能够改变行为。当员工看到正式的书面证据时，他们会认真对待。警告信并非惩罚性的，而是为了保护双方的利益。
为什么警告信在实践中很重要
我曾管理过遍布各家酒店的600多名员工。那些有清晰书面警告记录的团队，其不当解雇索赔案件减少了40%。而那些没有书面记录的团队则面临着耗时耗力的法律诉讼。
警告信有三个作用：
- 创建法律证据链。 你已经以书面形式告知了该员工。如果他们之后声称不知情，你也有证据。
- 明确预期。 该员工清楚地知道需要做出哪些行为改变以及何时需要改变。
- 保护您的声誉。 你展现了正当程序。仲裁员看重的是公平，而不是毫无预警的解雇。
在海湾合作委员会（GCC）成员国，人力资源和酋长国化部（MOHRE）的劳动法要求采取渐进式纪律处分。这意味着在解雇之前必须发出警告。一份正式的警告信表明您遵循了渐进式纪律处分程序，这在纠纷中对您大有裨益。
五种警告信类型：模板和指南
类型 1：出勤警告信
在以下情况下使用此方法： 尽管之前有过非正式谈话，但该员工仍出现过多的缺勤、长期迟到或反复“无故缺勤”的情况。
签发前需要记录的内容：
- 具体缺勤或迟到日期（过去 30-90 天）
- 员工是否有周一或周五请病假的习惯（如适用）
- 提供的任何医疗证明
- 先前口头警告的日期
- 对运营的影响（团队中断、人员配备问题）
模板：
出勤警告信
日期：[插入日期]
员工姓名：[姓名]
职位：[职位名称]
员工 ID：[ID]
部门：[部门]亲爱的[员工姓名]，
此函正式记录您未经批准的缺勤和迟到情况。在[具体日期：X、Y、Z]，您未经事先批准缺勤。在[日期]，您未通知经理就迟到。
这种行为违反了我们的考勤政策，并影响了团队运作。我们已于[日期]就此问题进行过非正式讨论，但这种行为仍在继续。
即日起，您必须：
- 除获准休假外，接下来90天内需保持100%出勤率
- 每个工作日请准时到岗。09:00后持续迟到将被记录在案。
- 如有缺勤，请提前 24 小时通知您的经理，并根据需要提供证明文件。
如果这种行为持续下去，我们将采取进一步的纪律处分，直至解雇。这是您的正式书面通知。
请在确认副本上签字，并在 48 小时内将其交回人事部。
此致，
[经理姓名]
[标题]
[日期]员工确认：
我已于[日期]收到此警告信。我理解信中所述的要求以及不遵守规定的后果。员工签名：________________ 日期：____________
语气指导： 专业、客观、不带任何情绪。列出具体日期。使用“正式书面通知”以表明严肃性。
法律保护语言： “如果这种行为继续下去，将采取进一步的纪律处分，直至解雇。” 这表明将采取渐进式纪律处分。
类型 2：绩效警告信
在以下情况下使用此方法： 尽管得到了反馈和支持，但员工的工作质量、产出或关键绩效指标仍低于可接受的标准。
签发前需要记录的内容：
- 绩效指标显示差距（目标与实际产出）
- 质量问题及其具体示例（错误、客户投诉、返工）
- 之前提供的辅导课程或支持
- 绩效考核或一对一谈话中的书面反馈（已注明日期）
- 时间轴显示了表现不佳的持续时间。
模板：
绩效警告信
日期：[插入日期]
员工姓名：[姓名]
职位：[职位名称]
执行期：[日期]亲爱的[员工姓名]，
这封信旨在说明您在过去[时间段]内的工作表现未达标。您的岗位要求达到[具体产出、指标或标准]。您目前的表现未能满足此要求。
具体例子：
- 目标值：[X 单位/目标值]。您的输出值：[Y 单位]。差距：[Z%]
- 质量标准：[要求]。您的错误率：[%]。示例：[具体案例]
- 客户反馈：[收到的具体投诉或反馈]
我们已于[日期]和[日期]为您提供辅导。您的进步尚不理想。
您目前已被纳入为期 60 天的绩效改进计划。您必须：
- 在[日期]前达到[具体指标]的100%完成率
- 到 [日期] 将错误率降低到 [%] 以下
- 每天[时间]与您的经理进行每周例会。
- 在[日期]前完成[培训/技能发展]
未能达到这些目标将导致进一步的纪律处分，直至解雇。
我们希望您成功。这项计划是您重回正轨的机会。
此致，
[经理姓名]
[标题]
语气指导： 既要给予支持，又要态度坚定。要表明你已经在辅导方面投入了精力。改进计划要具体、可衡量、有时限。
法律保护语言： “未能达到这些目标将导致进一步的纪律处分，直至解雇。” 这表明你得到了公平的机会。
第3类：不当行为警告信
在以下情况下使用此方法： 员工有不服从命令、不尊重他人、偷窃、不诚实或违反诚信的行为。
签发前需要记录的内容：
- 事件日期、时间、地点和目击者
- 证人证词（书面、签名）
- 你对事件经过的描述
- 监控录像或其他证据（如有）
- 违反了公司政策
- 之前是否曾与该员工就此事进行过任何对话
模板：
不当行为警告信
日期：[插入日期]
员工姓名：[姓名]
职位：[职位名称]
事件日期：[日期]亲爱的[员工姓名]，
在[日期]大约[时间]，您的行为违反了我们的行为准则。具体而言：
请如实描述事件经过。例如：“在团队会议上，你提高了音量，并对[同事/经理姓名]使用了辱骂性语言。目击者包括[姓名]。”
这种行为是不可接受的。它违反了我们的行为准则第[X]条，该条规定[引用相关政策]。我们对[具体不当行为：不服从/不尊重/不诚实]采取零容忍政策。
这是你收到的第一份书面警告。你的行为必须立即改进。具体而言：
- 你必须始终尊重所有同事和经理。
- 你必须无条件服从经理的直接指示。
- 任何此类事件再次发生，都将导致处分升级为最终警告或解雇。
如果您希望对该警告提出申诉或提供事件经过，您有五个工作日的时间以书面形式通知人力资源部。
此致，
[经理姓名]
[标题]
语气指导： 措辞严肃但不带指责意味。只陈述事实，不要揣测动机。给予对方回应的机会。
法律保护语言： “如果您希望对这项警告提出申诉，您有五个工作日的时间以书面形式通知人力资源部。” 这体现了程序上的公平性。
第四类：政策违规警告信
在以下情况下使用此方法： 员工违反了特定的组织政策（着装规范、数据安全、社交媒体、保密规定）。
签发前需要记录的内容：
- 违反了哪项政策（请注明条款编号）？
- 具体违规行为，包括日期和证据
- 无论是初犯还是累犯
- 此次违规行为是否对组织构成风险
- 先前接受过相关培训或对该政策有所了解
模板：
违反政策警告信
日期：[插入日期]
员工姓名：[姓名]
违反的政策：[政策名称]
违规日期：[日期]亲爱的[员工姓名]，
本函记录了您违反我公司[具体政策，例如数据安全政策、社交媒体政策、着装规范政策]的行为。
在[日期]，您[描述违规行为：例如，“在您的个人社交媒体帐户上分享了客户的机密信息”或“未经授权访问了受限文件”]。
您已于[日期]确认收到并理解本政策。您的违约行为违反了第[X]条，该条明确规定[引用相关政策条款]。
商业冲击： 此次泄露事件[描述影响：泄露机密信息/构成数据安全风险/损害客户信任/等等]。
立即生效，您必须：
- 完全停止这种行为
- 请于[日期]前重新参加关于[政策名称]的强制性培训。
- 与您的经理会面，审查合规程序
若再违反本政策或公司任何其他政策，将导致处分升级为最终警告或终止雇佣关系。
此致，
[经理姓名]
[标题]
语气指导： 清晰明了，以事实为依据。证明员工了解相关政策。解释其对业务的影响，以表明此举并非随意之举。
法律保护语言： “您已于[日期]确认收到并理解本政策。” 这证明他们不能以不知情为由推卸责任。
第五类：最终警告信
在以下情况下使用此方法： 员工此前已收到警告，但违规行为再次发生，或者违规行为严重到足以升级到解雇考虑的程度。
签发前需要记录的内容：
- 之前所有警告的日期和内容
- 有证据表明，同样的行为已经再次发生。
- 新违约或持续履约不足的日期
- 清晰的时间线表明员工有合理的改进机会。
- 任何已提供的额外支持或指导，如被拒绝/未接受，均属正常情况。
模板：
最后警告信
日期：[插入日期]
员工姓名：[姓名]
职位：[职位名称]
先前发布的警告：[日期和类型]亲爱的[员工姓名]，
这是您的最后书面警告。您曾于[日期]因[描述]收到[类型]警告。尽管有此正式通知，但您的类似行为再次发生。
在[日期]，你[描述新事件]。这明显是对你之前被警告过的行为的重复。
我们已经给了你[次数]次改进机会。这是你最后的机会。任何进一步违反行为准则或政策的行为都将导致你立即被终止雇佣关系，恕不另行通知。
您必须：
- [具体、可衡量的要求]
- [具体、可衡量的要求]
- [具体、可衡量的要求]
不再发出任何警告。您下次再违反规定将构成解雇理由。根据我们的纪律政策，您的雇佣合同可能在不事先通知的情况下终止。
请在48小时内签名确认收到此信。未签名并不影响此警告的效力。
此致，
[经理姓名] [签名]
[标题]
[日期]见证人：[人力资源经理姓名、签名、日期]
员工确认：
我确认已于[日期]收到此最后警告。
员工签名：________________ 日期：____________
语气指导： 措辞严厉、清晰明确、不容含糊。这是终止雇佣关系前的最后一个正式步骤。务必确保结果无可辩驳。
法律保护语言： “根据我们的纪律政策，您的雇佣合同可能在不事先通知的情况下终止。” 这意味着无需任何进一步警告即可终止雇佣关系。
经理发出任何警告信前的核对清单
在发出警告信之前，请务必核对清单上的每一项。任何一个步骤的疏忽都可能损害您的法律地位。
| 任务 | 完全的？ |
|---|---|
| 我是否已将具体的行为/表现问题记录在案，并附上日期和证据？ | 是/否 |
| 在写信之前，我是否至少就此事与该员工进行过一次口头交谈？ | 是/否 |
| 我是否记录了那次谈话（日期、谈话内容）？ | 是/否 |
| 公司是否有相关政策直接支持这一警告？ | 是/否 |
| 员工是否已确认收到该政策（员工手册、培训资料、电子邮件）？ | 是/否 |
| 我发出通知前咨询过人力资源部吗？ | 是/否 |
| 语气是否专业、客观，而不是情绪化或惩罚性的？ | 是/否 |
| 信中是否明确提出了改进要求？ | 是/否 |
| 信中是否包含改进时间表？ | 是/否 |
| 这封信是否表明了不遵守规定的后果？ | 是/否 |
| 我是否已将副本保存到该员工的人事档案中？ | 是/否 |
| 我是否保留了原始的签字确认函？ | 是/否 |
| 如果员工拒绝签字，我是否记录了他们拒绝签字的情况？ | 是/否 |
如果对以上任何问题回答“否”，请停止操作。在完成该步骤之前，请勿发出警告信。
您需要哪种警告信？流程图指南
有时您可能不确定哪种类型的警告适合您的情况。请使用以下决策树：
- 问题是出勤率还是准时性问题？ 是 = 使用类型 1（考勤警告）
- 问题是出在工作质量、生产力还是关键绩效指标上？ 是 = 使用类型 2（性能警告）
- 问题是出在行为、态度还是对他人尊重方面？ 是 = 使用类型 3（不当行为警告）
- 问题是违反了公司的具体政策吗？ 是 = 使用类型 4（违反政策警告）
- 这是第二次还是第三次警告？还是之前的纠正措施无效？ 是 = 使用类型 5（最终警告）
特别提示海湾合作委员会（GCC）雇主： 根据阿联酋劳动法和海湾合作委员会类似框架，渐进式纪律处分要求在解雇前给予警告。如果违规行为性质严重（例如盗窃、暴力、严重违抗命令），通常只需发出一次最终警告即可。务必记录所有情况。解雇前请咨询您的法律团队。
管理者在撰写警告信时常犯的错误
错误1：将事情个人化。 “你很懒”或“你不在乎”是观点，不是事实。应该这样说：“你在三月和四月的业绩目标上差了15%。”事实在法律上可以保护你，而观点则不能。
错误 2：跳过口头交流。 警告信绝不应该是员工第一次听到批评。首先应该进行沟通，并做好记录。然后再将警告信作为正式的后续行动发出。
错误 3：对改进预期含糊不清。 “做得更好”不是一个计划。“在6月30日之前完成100%的销售目标”才是可衡量且可实现的。要具体。
错误 4：威胁终止雇佣关系却不给出时间表。 “要么改进，要么解雇”的说法太笼统。“如果在6月30日之前未能达到这些目标，将面临进一步的纪律处分，包括可能的解雇”则明确得多。
错误 5：未咨询人力资源部门。 单凭经理一人之力，难免会犯下法律上的错误。人力资源部门拥有模板，熟悉当地法律，能够发现漏洞。务必善加利用。这既能保护经理，也能保护组织。
错误 6：忽略员工的回应。 如果员工对事实提出异议或提供新的信息，请认真倾听。必要时做出调整。忽视他们的说法会显得不公平，而且可能会在日后对你不利。
错误 7：发出警告，然后什么也不做。 警告若不跟进，便毫无意义。定期进行沟通，观察行为。如果情况有所改善，要予以表扬；如果情况没有改善，则需升级处理。保持一致性至关重要。
下载警告信模板
下载地址： 本文底部提供5份警告信模板（Word+PDF格式）和经理决策流程图。
这些模板可供您根据组织需求进行定制。它们包含以上五种类型，以及专门针对海湾合作委员会（GCC）劳动法的法律保护条款。
内部资源
有关纪律处分的更多信息，请参阅我们的指南。 纪律处分定义和流程.
具体情况请阅读我们关于……的文章。 因不专业行为而收到的警告信 以及 性能不佳的警告.
为了构建更强大的人力资源系统，请探索 阿联酋化和海湾合作委员会本地化合规性 以及 通过积极主动的管理来预防员工倦怠.
常見問題解答
不事先发出警告信就可以解雇员工吗？
在大多数海湾合作委员会成员国，答案是否定的。渐进式纪律处分需要在解雇前发出警告。但是，对于严重不当行为（盗窃、暴力、严重不服从命令），一次最终警告可能就足够了。请咨询您当地的劳动法和您的法律团队。文件记录至关重要。
如果员工拒绝签署警告信怎么办？
记录他们拒绝签署的情况。在信中写明：“员工于[日期]拒绝签署此警告信。[人力资源部姓名]见证。”签名是收到警告信的证明，但拒绝签署并不会使警告信无效。无论如何，都要通过电子邮件发送一份副本，并附上已读回执。保存该邮件。
警告记录应该在员工档案中保留多久？
具体情况因司法管辖区和公司政策而异。在阿联酋，警告通常自发出之日起保留12个月。有些机构会无限期保留警告，但会更重视近期发出的警告。请查阅您的政策和当地法律。一般来说，超过两年的警告在未来的纪律处分决定中权重较低。
我可以将两个问题合并到一封警告信中吗？
可以，但如果问题性质不同，我建议分别写信。合并一封信会分散注意力。员工可能在一个问题上有所改进，但在另一个问题上却没有，这会使后续处理变得混乱。尽可能保持警告内容集中，每次只针对一个问题。针对多个问题发出多份警告，在法律上更清晰明了。
如果员工在警告后有所改进呢？
承认错误。在档案中附上一份简短的后续记录，说明员工绩效有所提升。这体现了公平性，也有助于员工日后对最初的警告提出异议。此外，这也证实了警告的有效性，在未来出现类似问题时，这将增强你的立场。
发出警告信时需要证人吗？
对于考勤和绩效警告，证人会有帮助，但并非总是必需的。对于不当行为和最终警告，人力资源部门应在场或至少知情。如果员工日后声称会议进行不当，证人可以保护您。请证人签字或发送电子邮件确认。
警告信可以撤回吗？
极少发生。如果您错误地发出警告（事实错误、员工错误、程序违规），请立即咨询人力资源部门。虽然可以完全撤回警告，但这显得不够专业。更常见的情况是，您应该发出澄清信或修改后的版本。切勿悄悄地从文件中删除警告。务必记录所有更改。
